Borsa Iván: Középkori oklevelek egyes adatainak gépi feldolgozása a Magyar Országos Levéltárban. Levéltári Szemle, 42. (1992) 2. 27–39.
nem lehet egyszerre elvégezni. Először tehát az -időrendi mutatólapok adatai kerültek napirendre azzal, hogyha mind a DL, mind pedig a DF időrendi mutatólapjai adatainak gépi feldolgozása megtörtént, kerülhet sor a regeszták adataira. Az időrendi mutatólapok adatainak előkészítése és az adatok géprevitele A feladat gyakorlati megvalósításának első lépése az időrendi mutatólapok azonosító sorszámmal való ellátása volt. A dobozokban szoros időrendben őrzött lapokat először abból a szempontból kellett átnézni, hogy egy-egy dobozban minden egyes lap valóban abból az évből való-e. A folyamatosan készült lapok elhelyezésénél ugyanis a vártnál gyakrabban történt meg, hogy egy évvel, esetleg évtizeddel, ritka esetben egy évszázaddal eltérő helyen voltak lapok. Ezután került sor a lapoknak évente 1-től való sorszámozására, majd a sorszámok ellenőrzésére. Csak ezután kerülhetett sor a feldolgozandó adatok előkészítésére. A CDS/ISIS programcsomag megismerése előtt levéltári kezelők az időrendi mutatólapok alapján A/6 méretű papírra az akkor elgondolt rendnek megfelelően legépelték a szükséges adatokat. Ezeknek, valamint az első kitöltött adatlapoknak a tapasztalatai alapján kiderült, hogy az időrendi mutatólapok egyes adatai kiegészítésre vagy javításra szorulnak, továbbá a 8-as almező D—almezőjének (a kódszámnak) megállapítása mint külön feladat nem szükséges, ezért egy adatelőkészítő munkafázist kellett beiktatni. E munkafázisban az időrendi mutatólapon megtörtént/megtörténik a nehezen olvasható kézírással írt vagy más ok miatt félreérthető adat kalligrafikus javítása, a 7-es mezőbe kerülő régi/eredeti levéltári jelzet kódjának (állagkód) megállapítása és a lap megfelelő helyére való ráírása, ugyanígy a 8/D almezőbe kerülő kód (rangkód) esetében. Természetesen előfordult/előfordul, hogy ezeket a javításokat és kiegészítéseket nem lehetett az időrendi mutatólap és kapcsolódó jegyzékek alapján elvégezni, ezért az ilyen hiányokra az előkészítő kérdőjellel hívta/hívja fel az ellenőrzést végző levéltáros figyelmét, aki az eredeti szöveg vagy a megfelelő levéltári segédlet megtekintése után kiküszöbölte/kiküszöböli azt. A következő munkafázis az így előkészített időrendi mutatólapról az adatoknak az adatfelvételi lapra történő gépelése, majd a gépelésnek a mutatólappal való összeolvasása és a még esetleg észlelt hiányok, hibák kijavítása, 'következetlenségek kigyűjtése, hogy azt levéltáros megszüntesse. Ezután következett/következik az adatoknak mágnesszalagra, illetve később mágneses kislemezre való rögzítése. A rögzített adatok számítógépbe kerülnek. Ekkor az egyes rekordok automatikusan megkapják állománybeli végleges sorszámukat, amelyeknek segítségével az egyes rekordok visszahívhatók. A frissen bevitt állományból beviteli rendben lista készül (proof copy) az ellenőrzés céljára. Az ellenőrzés elsősorban az adatrögzítés hibáinak javítására szolgál, de e munka során viszonylag gyakran derülnek ki más fogyatékosságok is, amelyek kiküszöbölése csak az oklevél megtekintése útján levéltárosi munkával lehetséges. A szükségessé váló javításokról a javítás jellegének (pótlás, javítás, törlés) megfelelően kódolt jegyzék készül, amelyet mágnesesen rögzítenek, majd a számítógéppel a javításokat végrehajtják. A rekordok ezután kerülnek be a végleges adatállományba. Az adatelőkészítő munkának az ismertetettektől eltérő része volt a DL időrendi mutatóinak végén elhelyezett, 7000-nél több év nélküli laphoz tartozó oklevél, nem egyszer oklevélcsonk darabonként történő átvizsgálása annak érde-37
