Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
szöveges dokumentumok szoftverfiiggő szerkesztett formáinak (pl. Microsoft Word dokumentum) átvételét. Bizonyos levéltárak (például a PRO) kizárólag egyszerű (PostScript) szövegeket és PDF-formátumú dokumentumokat fogadnak el, ezek esetében ugyanis előre láthatólag hosszabb távon sem lesz gond a felhasználás és az olvashatóság. Más, levéltári vonatkozású ajánlások elfogadhatónak tartanak ugyan szövegszerkesztővel formázott dokumentumot is15 - sőt az Ausztrál Nemzeti Levéltár például minden, Microsoft Word illetve Microsoft Excel program segítségével olvasható fájlformátumot elfogad - általában azonban a levéltárak az egyszerű, szerkesztés nélküli szövegek levéltári átvételét és kezelését vállalják. Mivel ezen a téren sok különböző megoldás létezik és a nemzetközi gyakorlat sem tekinthető egységesnek, olyan tudományközi együttműködésre kell törekedni, melyben a levéltári szakma képviselői és az informatikai szakemberek közös álláspontot tudnak kialakítani és elfogadtatni a kormányzati iratkezelési rendszer(-ek) kialakításában érintett politikai döntéshozókkal. Általánosságban elmondható viszont, hogy a szövegszerkesztő programok gyors változásai és nem ritkán tapasztalt tökéletlenségei miatt mindenképpen törekedni kell a szöveges dokumentumok időtálló és a lehető legszélesebb körben kompatibilis formájának megtalálására. Strukturált szövegek: Az egyes szöveges dokumentumok - különösen a számítógépes hálózatok fejlődésével -mind gyakrabban tartalmaznak utalásokat (ún. linkeket), beágyazott képeket, audio- vagy videoelemeket stb. Ezek visszaadására természetesen nem képes az egyszerű szöveges dokumentummá konvertált fájl, ezért ezek leírására az ún. SGML (Standard Markup Generalized Language) szabványt használják világszerte. Ez a „metanyelv" képes a strukturált dokumentumok jellemzőit olyan kódok formájában leírni, melyek alapján a későbbiekben a dokumentum minden részlete hitelesen visszanyerhető. Az SGML formátumú dokumentumok alkalmasak a hosszú távú levéltári megőrzésre, ezért számos levéltár kifejezetten ajánlja az iratképző szerveknek a strukturált szövegek ilyen formájú tárolását és átadását végleges megőrzésre. Az SGML nyelv egyszerűsített formája az Interneten világszerte tért hódított HTML (Hypertext Markup Language), mely azonban kevéssé stabil és hosszabb dokumentumok tárolására nem alkalmas, ezért levéltári őrizet szempontjából nem ajánlott. Újabban hódít tért és rendkívül nagy reményeket fűznek kutatók és levéltárosok egyaránt az SGML-nyelv továbbfejlesztett változatához, az ún. XML (Extensible Markup Language) nyelvhez. Mivel nemcsak formázott szövegeket, hanem strukturálthierarchikus adatok majdnem hardver- és szoftverfüggetlen megjelenítésére és tárolására képes az XML, érdemes erről egy kicsit bővebben szólni. Mivel internetes megoldásként fejlesztették ki a cél az volt, hogy a világháló különböző pontján lévő, egymástól teljesen eltérő rendszerek is megértsék egymást. Egy XML dokumentum független a hardvertől, az operációs rendszertől, az alkalmazástól, a L. pl.: ADRIÁN BROWN: Digital Archiving Strategy, English Heritage Center far Archeology 2000. L.: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/keeping er/append a.html 23
