Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.

tekinthetők elektronikus iratnak (a hagyományos iratoknál ez ügyiratnak felel meg), az iratkezelési szempontból azonos jellemzőkkel bíró iratok csoportja pedig elektronikus tételt alkot. Minden egyes szinten szükség van olyan metaadatok tárolására, melyek az adott egységet egyértelműen azonosíthatóvá, összefüggéseiben értelmezhetővé, indexelhetővé, könnyen visszakereshetővé és csoportosíthatóvá teszik. Az elektronikus iratok metaadatainak legszélesebb körben elfogadott és levéltárak által is ajánlott formája az ún. Dublin Core szabvány,13

melynek legfontosabb elemei a következők: A dokumentumok szintjén rögzítendő metaadatok: • a dokumentum címe (ez gyakran megegyezik a fájl nevével), • szerzője (a létrehozó személynek vagy csoportnak, illetve a dokumentumot a rendszerbe „importálónak" a neve),14 • a hozzá tartozó tárgyszavak (akár egyedileg adott kulcsszavak, akár tezauruszból választott tárgyszó), • a keletkezés ideje, • az utolsó módosítás ideje, • verziószám (mely egy többször módosított irat aktuális állapotának azonosítására alkalmas), • megjegyzések (szöveges kommentár, mely akár a dokumentum célját, akár más iratokhoz való viszonyát írja le), • a dokumentum típusa (például jelentés, levél, feljegyzés, emlékeztető stb.), • a dokumentum formátuma (a dokumentum számítástechnikai értelemben vett típusa, pl. .doc, .xls, .gif stb.), • e-mail üzenetek esetén további metaadatok a címzettek listája, az elküldés időpontja, illetve a fogadás időpontja. Az iratok szintjén megőrzendő metaadatok: • a tétel neve, melybe az irat tartozik más iratokkal együtt, • a kapcsolat az iratban található dokumentumok között, • a dátum, amikor az irat létrejött, • a hozzáférések nyomon követése (azoknak a felhasználóknak a regisztrálása, akik valamilyen módon használták vagy módosították az iratot) " L.: Dublin Metadata Core Element Set, http://piirl.oclc.org/dc 14 A dublini szabványnál erősen érezhető a könyvtári hatás. A levéltári iratoknál a szerző neve vagy a tárgyszó nem játszik olyan fontos szerepet, mint a könyvtárakban. Ezt a levéltárosi felfogást azonban módosíthatja az informatika, pontosabban a számítógépes hálózatok rohamos térnyerése. A hálózatokba ugyanis szinte mindig csak az arra jogosult személyek léphetnek be jelszóval, a rendszer így azonosítja őket, és ez teszi lehetővé, hogy mindent dokumentáljon. Tehát a szerző nevét — akár csak a többi metaadatot — a rendszer generálja automatikusan. 20