MUNKATERVEK, BESZÁMOLÓK, HOSSZÚ TÁVÚ KONCEPCIÓK
Szedő Antal: A magyar levéltárügy néhány időszerű kérdése. • 1965. [LK 1965/2. 197-208. p.]
200 Szedő Antal A levéltárakban a legfontosabb munka a rendezés. Minden más munka alapja a levéltári anyag rendezettsége. A levéltárelmélet legfontosabb része az, ami a rendezésről szól: itt alapvető kérdés nálunk és világszerte (legutóbb a brüsszeli nemzetközi levéltári kongresszuson), hogy mi legyen a levéltári anyag eredeti rendjével? Megváltoztatható ez? Hogyan alkalmazzuk a proveniencia elvét ma? Ez az elv ma már korábbi merev, bálvány jellegéből sokat veszített. Ma mindenütt csak a fondhatárokról beszélnek, melyeket mindenképpen tisztelni kell és a fondokat, állagokat összekeverni nem szabad. Ha törekedni kell tehát arra is, hogy az iratok végleges rendje már az irattárakban kialakuljon, nem veszthetiük el szem elől, hogy a végleges rendnek mindvégig és feltétlenül a szerv, intézmény szervezeti felépítésén és ezen belül az iratok funkció alapján történő csoportosításán kell alapulnia. Ha ez nem így alakult ki már az iratot termelő szervnél, akkor az iratokat át kell rendezni, vagy legalábbis az eredeti rendet korrigálni kell. Mi a jövőben Magyarországon a szükséghez képest átrendezéseket akarunk végrehajtani. De ezek során nem ún. tárgyi átrendezéseket akarunk végezni, hanem az iratok új csoportosítását az iratok és a szervezet egykorú funkcióira kívánjuk alapozni. Schellenberg kitűnő levéltártani kézikönyve joggal hangsúlyozottan mutat rá a funkció jelentőségére. A probléma Magyarországon ott van, hogy eredeti irattári rendjében (mely többnyire tárgyi tagolás nélküli alapszámok nagy sorozatain alapul) az iratanyag általában nem alkalmas arra, hogy megfelelő segédlet készüljön róla. Mert nevezzük ezt a segédletet leltárnak vagy repertóriumnak, jó leltárat vagy repertóriumot csak az anyag megfelelő tagolódása esetén lehet készíteni. Fontos persze, hogy a rendezés területén a levéltárak az irányító főhatóságtól részletes utasításokat kapjanak, mert csak így biztosítható a rendezési munkák minősége és egységes szintje. Ki is adtunk már egy részletes utasítást arról, hogy hogyan kell a levéltári anyagot fondokra tagolni. Ez a segítség teszi lehetővé, hogy az országban minden levéltárban az anyag egységes elvek alapján választódjon szét fondokra. Egy másik alapvető utasítást a levéltári anyag feldolgozásáról adtunk ki. Ez egyelőre általános elveket szögez le; részletekbe menő további utasításokat majd később adunk ki. A levéltárakban a munkaidőnek legnagyobb részét (kb. 25—28°/o-át) a rendezésekre fordítjuk. Az elmúlt négy évben kb. 10 000 fm-t rendeztek a magyar levéltárakban. Az előbb említett 140 000 fm-ből ma már csak 10 000 fm a rendezetlen, és 90 000 fm a teljesen rendezett. A legkellemetlenebb feladat ennek során az anyagmozgatás. Évente 15—20 000 fm anyag mozgatására kerül sor: ezek átköltözések, eddig széttagoltan őrzött fondók, vagy egyes szakterületek iratainak egy raktárba való összevonása, esetleges tatarozások következményeképpen válnak szükségessé. E munkák lehető csökkentése érdekében újabban a legújabbkori fondoknál (ezek az ún. „nyitott", még folyamatosan növekvő fondok) világszerte nem is fektetnek arra nagy súlyt, hogy egy fond minden irata egy helyen legyen. Elég, ha a segédletekben van együtt az anyag, — vallották többen a brüsszeli kongresszusra készített referátumom adatszolgáltatói között. (Persze ilyen esetekben jó topográfiai leltár is kell, illetve a leltárban, repertóriumban a topográfiai jelzetet is le kell közölni.) Az oka ennek az állásfoglalásnak az, hogy nyitott fondok esetében képtelenség kiszámítani, de (ha megkísérelnék) helypazarlással is járna, hogy mennyi állványt hagyjanak a később beszállítandó, esetleg még meg sem született anyag számára. Ezért
