MUNKATERVEK, BESZÁMOLÓK, HOSSZÚ TÁVÚ KONCEPCIÓK
Mikó Zsuzsanna: Beszámoló a Magyar Országos Levéltár 2011. évi tevékenységéről. Levéltári Közlemények, 83. (2012) 407-458.
Beszámoló az iratkezelés ellenőrzések teljes körű lebonyolításához. Az ellenőrzésről minden szerv esetében jegyzőkönyv készült, a tapasztalatokat a szerv számára levélben foglalták össze. Terv szerint ellenőrizték többek között a Belügyminisztérium, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, a Vidékfejlesztési Minisztérium, a Nemzetgazdasági Minisztérium, a Nemzeti Erőforrás Minisztérium a Külügyminisztérium, a Terrorelhárítási Központ, az Országos Választási Iroda, az Országos Rendőr-főkapitányság Hivatala, az Országos Atomenergia Hivatal, a Nemzeti Színház Zrt., a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság, a Nemzeti Közlekedési Hatóság, a Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal iratkezelését. Az iratkezelés ellenőrzése során 524 ügyiratot intéztek el. Terven felül - főként a szervezeti változásokhoz kapcsolódóan, iratátadás előkészítése vagy egyes részterületek, így a maradandó érték vizsgálata, az iratanyag felmérése, iratkezelési szabályzatok előkészítése, a selejtezés ellenőrzése céljából - a főosztály által felkeresett szervek között volt: KIM Igazságügyi Szolgálata, Központi Statisztikai Hivatal, Kulturális Örökségvédelmi Hivatal, Külügyminisztérium, Magyar Agrárkamara, Magyar Állami Operaház, Magyar Államkincstár, Magyar Energia Hivatal, MTI Zrt., Nemzeti Adó- és Vámhivatal Központi Hivatal, Nemzetközi Pikier Emmi Közalapítvány, Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság. A MÓL illetékességi körébe tartozó köziratképző szerveknél még nem történt átfogó felmérés arra vonatkozóan, hogy milyen mennyiségű és minőségű elektronikus irat keletkezik. Ezért 2011-ben az Elektronikus Levéltár Projekt keretében sor került a 16. főosztállyal együtt a Magyar Országos Levéltár illetékességi körébe tartozó 78 iratképző szerv elektronikus adatvagyon felmérésére. A kiküldött kérdőívre kapott válaszokat kielemezve az adatokat személyes interjúkon pontosítottuk. Az interjúk során a 7. főosztály részéről jelen volt az adott szerv referense, a 16. főosztályról a felmérésért felelős munkatárs, valamint egy informatikus. Az iratképző az iratkezelésért felelős személyt és a szerv informatikai szakértőjét delegálta a megbeszélésekre. A 4. főosztály az e-adatvagyon-felmérés előkészítésére (három érintett referens és egy vezető munkatárs) 8 munkanapot fordított. Ez a munka 2012. februárban fejeződik be a felmérés tapasztalatait öszszegző tanulmány elkészítésével. A 7. főosztály iratkezelési szabályzatok és irattári tervek elbírálásával kapcsolatban 159 ügyiratot intézett el. 2011-ben is önálló feladatot jelentett az egységes iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatos egyeztetések lefolytatása. Az egyedi iratkezelési szabályzatok módosítása esetén az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos szabályozás kapott kiemelt figyelmet. A 7. főosztály 297 ügyiraton 456 selejtezési jegyzőkönyvet bírált el. Jelentős időráfordítást igényelt, hogy a szervek szabályosan készítsék el az iratselejtezési jegyzőkönyveket és iratselejtezési jegyzékeket. Több esetben került sor az iratselejtezések helyszíni ellenőrzésére. Továbbra is alapfeladat volt a szervnyilvántartás adatainak pontosítása. A főosztály munkatársai feldolgozták a referenciájukba tartozó közlönyöket és a jogszabályi változásokból származó szervezeti és hatáskör-módosításokat a szervnyilvántartó programban átvezették. Ezen tevékenység keretében tovább foly416
