LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Levéltári állományvédelmi ajánlás. • 2005.04.22 [Levéltári Kollégium 1. sz. ajánlása]

IV. A levéltári anyag átvételének, rendezésének, raktári elhelyezésének, kezelésének és használatának állományvédelmi vonatkozásai 1. Iratátvétel (1) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó szerv vagy jogelődje (jogelődei) működése során keletkezett maradandó értékű irattári anyagot csak irattári rendben (tisztán és rendezetten), ügyviteli segédleteivel, levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően feliratozott dobozokban (vagy az iratanyag jellegének megfelelő már tárolóeszközökben), továbbá a levéltári anyagot legalább raktári egységenként (dobozonként vagy egyéb tárolóeszközök szerint) felsoroló jegyzékkel (átadás-átvételi jegyzékkel) együtt köteles átvenni. Az átadás-átvételt a közlevéltár helyiségében kell elvégezni. (R. 12. § (3) bek.) (2) A közlevéltár elektronikus iratot csak a vonatkozó jogszabályban előírt formátumban vehet át és csak akkor, ha rendelkezik az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges - ugyancsak jogszabályban előírt - feltételekkel. (3) Ha valamilyen okból a levéltár - az (1) bekezdésben foglaltakkal ellentétben - poros, fertőzött vagy nem kellően rendszerezett irattári anyagot vesz át, köteles soron kívül gondoskodni a szükséges munkák (portalanítás, fertőtlenítés, iratrendezés) elvégzéséről, és ezek megtörténtéig az átvett iratokat a többi levéltári anyagtól elkülönítve tárolni. 2. Rendezés és raktári elhelyezés (1) A rendezési munka keretében az iratokról a károsító anyagot (fémkapocs, zsineg, gumiszalag, PVC-ből vagy savas papírból készült borító, dosszié, tasak stb.) el kell távolítani [R. 25. § d) pont]. A felsoroltakon kívül az öntapadós címkék és javítószalagok (cellux) ragasztóanyaga szintén károsítja az iratokat, eltávolításukat azonban csak szakember végezheti. A gyűrődések és szamárfülek kisimításának módját restaurátor segítségével kell begyakorolni. (2) A rendezés során kialakított raktári egységeket olyan tárolóeszközökben (doboz, téka stb.) kell elhelyezni, amelyek lehetővé teszik az iratok jellegének megfelelő célszerű kezelést és egyúttal biztosítják a levéltári anyag fizikai és kémiai védelmét (R. 32. § /l/ bek.). A tárolóeszközön belül az egyes levéltári egységeket, továbbá a különösen értékes, a veszélyeztetett állapotú vagy a nagyon érzékeny, sérülékeny dokumentumok egyes darabjait - fizikai és kémiai védelmüket ugyancsak jól biztosító - védőborítóba (pallium, boríték stb.) kell tenni.