LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Levéltári állományvédelmi ajánlás. • 2005.04.22 [Levéltári Kollégium 1. sz. ajánlása]

III. A levéltári épületek tervezésének főbb szempontjai 1. Alapvető szempontok (1) A tervezett új vagy a levéltári célra átalakított épület legalább 15-20 évre előre nyújtson elegendő tárolási teret a levéltári anyag - jogszabályi kötelezettségen alapuló - rendszeres átvételéhez. A levéltári célra rendelkezésre álló területen legyen mód a későbbi bővítésre is. (2) Az épület raktárhelyiségei folyamatosan biztosítsák az ott őrzött dokumentumok anyagához igazodó optimális hőmérsékletet és relatív páratartalmat, védjék meg a dokumentumokat a közvetlen napsütés, a légszennyező gázok és a por károsító hatásától, valamint feleljenek meg a II. fejezetben felsorolt egyéb követelményeknek is. (3) A funkcionális, építészeti, tűzvédelmi és biztonsági szempontok egyeztetése már a tervezés kezdeti szakaszában kezdődjék el. (4) Fontos, hogy a tervezés és a kivitelezés egész időszakában a levéltári szempontok megfelelően érvényesüljenek. Ennek egyik feltétele, hogy a levéltár szakértők bevonásával - már a tervezés megkezdése előtt - állítsa össze a maga szempontrendszerét. (5) A tervezés során a beruházási és a várható fenntartási-működési költségeket együttesen kell mérlegelni. Különösen fontos ez az optimális raktári klímát biztosító építészeti és műszaki megoldások megtervezésekor. 2. Az építési telek, illetve a levéltári célra átalakítható épület kiválasztása (1) Az építési telek, illetve a levéltári célra átalakítható épület kiválasztásakor kiemelten kell vizsgálni a levegő minőségét és a környezetben rejlő veszélyeket (pl. talajsüllyedés, földcsuszamlás, árvíz és egyéb vízkárok lehetőségét). Kerülni kell a) a tűz- és robbanásveszélyes környezetet; b) a káros gázt, füstöt, port kibocsátó létesítményeket; c) a nagy forgalmú helyeket; d) a szennyezett talajú feltöltött területeket; e) a rágcsálókat, rovarokat vonzó épületek közelségét. (2) A papíralapú levéltári anyag nagy súlya miatt meg kell vizsgálni a levéltári célú átalakításra kiszemelt épület teherbírását, esetleges statikai megerősítésének becsült költségét. Célszerű költségbecslést végezni arra vonatkozólag is, hogy a környezeti veszélyek elhárítása milyen mértékben növelné meg a beruházási költségeket.