LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Albrechtné Kunszeri Gabriella–Czikkely Tibor–Körmendy Lajos: A nem hagyományos levéltári anyagok archiválása. • 2004. [LSZ 2004/1. 3-38. p.]

5. Külön gyűjtemény kialakításának levéltári elvei 5.7. Szakmai szükségszerűség és dilemma A magyar közlevéltárakban a nem hagyományos levéltári anyagok a hagyományos iratokhoz képest elenyésző töredéket képviselnek. Az esetek többségében valamely irat vagy irategyüttes mellékleteként vagy kiegészítő részeként keletkeztek az iratképzöknél, és így is kerültek a levéltárakba. Elsősorban relatíve csekély mennyiségük, másodsorban nyilvántartási és segédletrendszeri okok miatt a levéltárak nem választották el a iratoktól — sem fizikailag, sem levéltártani szempontból. Egyrészt ez az anyag eltérő feldolgozást — és speciális eszközöket, pl. mozgófilmvetítöt —, valamint eltérő nyilvántartást igényel, amire a levéltárosok nem voltak felkészülve. Másrészt sok levéltárban érezhették, hogy nyilvántartási és visszakereső rendszerük elveszti a homogenitását, ha eltérő alapelvekből kiindulva végzik a feldolgozást Pedig van példa hasonló gyűjtemények kialakítására: ilyenek a terv és térképtárak. Az előző fejezetekben láttuk, hogy elsősorban anyagvédelmi és anyagkezelési okok miatt az elválasztás és a külön kezelés elengedhetetlen, ha hosszútávon meg akarjuk őrizni a nem hagyományos iratokat. De a bennük rejtőző, gyakran rendkívül értékes adatokhoz való hozzáférés, ill. közzétételük is ebbe az irányba ösztönzi a levéltárosokat, mert — mint azt a következőkben látni fogjuk — a levéltári iratok feldolgozási és nyilvántartási vezérelvét, a proveniencia-elvet követve nem tudjuk kibontani az adattartalmukat. Viszont a külön gyűjtemény kialakításával külön rendszert létesítünk, ami sérti a proveniencia-elvet. A fő szakmai kérdés az, hogy a két rendszer között lehet-e átjárás, és egymás mellett elszigetelten fognak létezni vagy egymást fogják erősíteni? Azokban a közlevéltárakban ahol a nem hagyományos anyag túllép egy kritikus mennyiséget, a gyors cselekvés halaszthatatlan. A Magyar Országos Levéltár kétségtelenül túl van már ezen a ponton. 5.2. A feldolgozás alapelvei A proveniencia-elv két pillére a fondok, valamint (a fondokon belül) az eredeti rend tisztelete. A fondképző személy vagy szerv rendeltetésszerű működése során keletkezett iratok jellemzően tükrözik a létrehozó kompetenciáját, tevékenységét, (szerv esetén) felépítését stb. Az iratok különböző halmazai (fondokon belül és fölött egyaránt) hierarchikus és mellérendelt kapcsolatban állnak egymással. A levéltári információ meghatározó elemei ezek az iratok közötti kapcsolatok, illetve a kontextus, azaz az iratképző jogkörére, (szerv esetén) felépítésére, működésére, valamint a jogi, társadalmi, gazdasági stb. környezetre vonatkozó adatok és ismeretek együttese. A proveniencia-elven alapuló levéltári feldolgozás középpontjában az iratképző áll, tulajdonképpen e fix pont köré épül az egész nyilvántartás és az adatvisszakereső rendszer." A nem hagyományos 4 A proveniencia-elvről, a levéltári információról és a levéltári leírásról l. bővebben: KÖRMENDY LAJOS: A levéltári leírás szabványosítása — nemzeti és regionális hagyományok. Levéltári Szemle, 50. (2000) 4. sz. 41-51.