LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Albrechtné Kunszeri Gabriella–Czikkely Tibor–Körmendy Lajos: A nem hagyományos levéltári anyagok archiválása. • 2004. [LSZ 2004/1. 3-38. p.]

Annak ellenére, hogy az ilyen tárgyak rendszerint az iratokhoz kapcsolódnak, a megfelelő raktározás érdekében célszerű ezeket külön, speciálisan kialakított helyen tárolni és az összetartozást egymásra való utalással megoldani. Általában a vízszintes, lapos tárolás ajánlott, de a nagy méretű lapokat (pl. zászló) fel lehet tekercselni. Anyaguknak, méretüknek és formájuknak megfelelő egyedi, a tartós megőrzés követelményeinek eleget tevő védöcsomagolással kell ellátni. A szabványos levéltári tárolóeszközök általában nem használhatók elhelyezésükre, ezért speciális megoldásokat kell választani. A becsomagolás előtt meg kell győződni arról, hogy nem fertőzöttek-e, ha igen, akkor szakértő segítségét kell kérni. 4.1.5.2. Tárolási körülmények Ha a raktári körülmények megfelelnek a szokványos levéltári dokumentumok anyagai, a papír és a bőr által megkívántaknak, akkor az alapjában véve az egyéb levéltári anyagok számára is elfogadható. Kétség esetén szakértő segítségét kell kérni. 4.2. Használat 4.2.1. Fényképészeti anyagok Mindenféle fényképészeti anyag esetében ajánlott az eredeti példány fokozott védelme és a másolatok használata (bővebben az 5. fejezetben) A fényképészeti anyagok kézbevételénél sima, fehér pamutkesztyű használata kötelező. Tilos bármilyen címkét közvetlenül a dokumentumra ragasztani. A jelzeteket a védőborítóra, a tárolóeszközre kell írni. Némely ragasztós címke még a védőborítón keresztül is károsítja a fényképészeti anyagot, ezért a ceruzával, vagy az időálló tintával való jelölés a megfelelő. A diaképek keretén ceruza, vagy speciális toll használata megengedett. A kép hátuljára se írjunk, mert az is károsíthatja. Tilos fém kapcsok, gumivagy ragasztószalagok használata. Az állományt tervszerűen ellenőrizni kell az esetleges elváltozások felfedezésére. A hosszú távon megőrizni szánt anyagok esetében a legjobb állományvédelmi stratégia az, ha négy példányban őrizzük őket. Az eredetit optimális körülmények között, a lehető legkevesebbet használva kell tárolni. A második biztonsági tartalékul szolgál az első károsodása esetére., ezt az eredetivel nem azonos helyen, de ugyanúgy optimális körülmények között kell tárolni. A harmadik példány másolatkészítésre szolgál, a negyedik a használati példány. Legalább egy másolati példány készítése elengedhetetlen. A használati példányokat sem szabad hosszú ideig fény és extrém klimatikus hatásoknak kitenni. Használat után vissza kell tenni a védőburokba, mert könnyen megsérülnek.