ANYAKÖNYVI ÜGYEK

Az anyakönyvek másodpéldányaival kapcsolatos levéltári feladatokról. Melléklet: iratminták. • 1968.06.15 [133/1968. (M. K. 12.) MM sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1968/12.]

(2) Ha a másolat utólagos bejegyzések helyett UB. jelzeteket tartalmaz [19. § (5) bek.], az erre vonatkozó utalást a hitelesítő záradékában az alábbi szöveggel kell feltüntetni : „Az utólagos bejegyzések szövegét az UB. jelzettel ellátott helyeken a jegyzékek hiánya miatt bevezetni nem lehetett." 21. §. Másolat készítése az első példány részleges hiánya esetén (1) Ha az első példánynak csupán egyes lapjai, vagy bejegyzései semmisültek meg, vagy váltak használhatatlanná, a bejegyzéseket a 17—19. §-ok rendelkezéseinek figyelembevételével kell pótolni. (2) Az elveszett, vagy használhatalanná vált első példánylapok pótlása céljából a másodpéldányból a vonatkozó bejegyzéseket a megfelelő nyomtatványokra át kell másolni, r.zokat a levéltárba hozott első példány hiányzó lapjai helyére kell illeszteni, majd a megfelelő lapszámokkal kell ellátni. (3) A pótolt lapokon a fejléc felett a „Másolat" szót kell feltüntetni. (4) Az (1)—(3) bekezdésekben történt pótlás hitelesítését az anyakönyv első számozatlan oldalára kell az alábbi szöveg szerint bejegyezni: „Az anyakönyvnek lapja folyószámú rovatától a lapja folyószámú rovatáig terjedő része elveszett (használhatalanná vált). A bejegyzések pótlása Levéltárban őrzött másodpéldányról átmásolással készült és azzal megegyezik." 22. §. A levéltárban pótolt anyakönyv másolatának köttetése, átadása (1) A levéltár a 17—21. §-okban leírt pótlási munka befejeztével a pótolt másolatot, illetve a részben pótolt első példányt az érdekelt tanács költségvetése terhére bekötteti. (2) A bekötött és hitelesített másolatot, vagy anyakönyvet a pótlást kezdeményező igazgatási osztálynak kell megküldeni. 23. §. Az anyakönyv másodpéldányának pótlása Ha a levéltárban őrzött anyakönyvi másodpéldány elveszett, vagy használhatatlanná vált, ezt a körülményt be kell vezetni az 1. sz. minta szerint vezetett nyilvántartás „Jegyzet" rovatába és a másodpéldány újból való elkészítése végett azonnal értesíteni kell a fővárosi, megyei, megyei jogú városi tanács végrehajtó bizottság igazgatási osztályát. V. Anyakönyvi okiratok kiállítása 24. §. A levéltárak által kiállítható anyakönyvi okiratok fajai (1) A levéltárak csak azokból az anyakönyvi másodpéldányokból állíthatnak ki anyakönyvi okiratokat, melyeknek első példánya elveszett vagy megsemmisült, és erről a felügyeletet gyakorló igazgatási osztály az Au. 112. § (2) bekezdésében foglaltak szerint értesítést adott. (2) A levéltárak az anyakönyvi másodpéldányokból a következő okiratokat állítják ki: a) anyakönyvi másolat, b) anyakönyvi kivonat. 25. §. Az anyakönyvi okiratok kiállításának általános szabályai (1) Az anyakönyvi utasításnak az anyakönyvi okirat kiállítására vonatkozó szabályait (112. §) a levéltárak értelemszerűen alkalmazni kötelesek. Az anyakönyvi okiraton az erre a célra szolgáló helyen el kell helyezni a levéltár fejbélyegzőjének lenyomatát, a hitelesítésnél a hivatalos bélyegző lenyomatát. A hitelesítés nyomtatott szövegét az alábbiak szerint kell helyesbíteni: a) anyakönyvi másolat kiállítása esetén: „Ez a másolat a -i anyakönyvi került születési (házassági,halotti) anyakönyvének másodpéldányával szószerint megegyezik"; b) anyakönyvi kivonat kiállítása esetén: „Kiállítottam a -i anyakönyvi kerület születési (házassági, halotti) anyakönyvének másodpéldányából. (2) Az anyakönyvi okiratot csak a levéltár igazgatója, vagy megbízottja írhatja alá. Az aláírás után az „anyakönyvvezető" szó áthúzásával az aláíró hivatali állását kell bejegyezni. 26. §. Anyakönyvi másolat kiállítása Anyakönyvi másolat kiállítása tekintetében az Au. 116. §-ának rendelkezései az irányadók. Magánfél részére anyakönyvi másolat egyáltalán nem adható ki. 27. §. Anyakönyvi kivonat kiállítása (1) Anyakönyvi kivonat kiállítása tekintetében az Au. 113. §-ának rendelkezései irányadók. (2) A tömb formábai' fogalomba kerülő anyakönyvi kivonatokat i levéltár az 'gazgatási osztály útján szerzi be. Az anyakönyvi kivonat kiállításakor a tőszelvény rovatainak kitöltésével egyidejűleg fel kell tüntetni annak az anyakönyvi kerületnek nevét is, melynek másodpéldányából az anyakönyvi kivonatot kiállították. (3) A hivatalos használatra kiállított anyakönyvi kivonaton ezt a körülményt a kivonat címoldalán fel kell tüntetni. Magánfél részére kizárólag illetékbélyeggel ellátott kivonatot lehet kiadni. (Az illeték összegére vonatkozóan lásd a 11/1966. PM számú rendelet 92., illetve 87. §-át.) 28. §. Az anyakönyvi okiratok kiállításával kapcsolatos vegyes rendelkezések Külföldről anyakönyvi okirat kiállítása tárgyában érkezett kérelmet és annak esetleges mellékleteit illetékes elintézés végett az első példányt vezető anyakönyvi kerületnek (kerületi kirendeltségnek) kell megküldeni. Ha az első példány elveszéséről, használhatatlanná válásáról a levéltárnak tudomása van, a bejegyzésről anyakönyvi másolatot állít ki és azt az eredeti kérelemmel (és mellékleteivel) együtt a fővárosi, megyei, megyei jogú városi tanács végrehajtó bizottsága igazgatási osztályának küldi meg. VI. Vegyes rendelkezések 29. §. Anyakönyvi ügyek iratainak nyilvántartása Míg az anyakönyvi másodpéldány és az UB. jegyzék nyilvántartása, a jelen utasítás 4. § (1), illetve a 11. § (1) bekezdésében szabályozott módon megy végbe, a másodpéldány és a jegyzék kísérő irata, eze'; sürgetése, visszaküldése tárgyában, a másodpéldányba való betekintés és kutatás ügyében létrejött, valamint anyakönyvi okirat kiállítására vonatkozó minden ügyirat (utasítás, megkeresés, kérelem) iktatása kezelése és irattározása a levéltár ügyiratkezelési rendszerében történik. 30. §, Hatálybalépés (1) Ez az utasítás a közzétételének napján lép hatályba.' (2) Egyidejűleg a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya 1/1961. számú utasítása hatályát veszti. MoZnár János s. k., i miniszterhelyettes