ANYAKÖNYVI ÜGYEK

Az állami levéltárakban elhelyezett állami anyakönyvi másodpéldányokkal kapcsolatos levéltári feladatok ellátásáról. • 1956.10.14 [1/1956. (T. K. 55.) LOK sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1956/55.]

(2) Minden működő és megszűnt anyakönyvi kerület és kirendeltség részére külön nyilvántartást kell felfektetni. Az anyakönyvi másodpéldányok levéltári őrizetbe történt átvételének idejét a nyilvántartás megfelelő rovatába fel kell jegyezni. Az 1953. december 31-ig levéltári őrizetbe vett másodpéldányok beérkezése idejéül egységesen az 1, számú minta szerinti nyilvántartás elsőízben történt felfektetése idejét (1954. január 1.) kell feltüntetni. (£) Az anyakönyvi kerület elnevezésében történt vál tozásokat a nyilvántartásban az „anyakönyvi kerület" megnevezését követően be kell jegyezni (pl. Budapesti IV. anyakönyvi kerület, azelőtt: Üjpesti anyakönyvi ke rület). Az anyakönyvi kerület megszűnése esetén a megBzűnés évét követő sorba a rovatok keresztülírásával be kell jegyezni a megszűnés tényét, idejét és annak az anyakönyvi kerületnek (kerületeknek) megnevezését, amelyhez (amelyekhez) a megszűnt kerületet átcsatoiták. (4) A nyilvántartás „Jegyzet" rovatában — rövid megjegyzés formájában — fel kell tüntetni az anyakönyvi másodpéldánynak a) a 6. §. (2) bekezdése alapján pótlásra, ill. helyesbítésre történt visszaküldése, valamint a pótlás, illetőleg helyesbítés megtörténte után újból való beérkezése tényét és idejét, b) az állami levéltárban részben, vagy teljes egészében való megsemmisülését, használhatatlanná válását, valamint az újból elkészített másodpéldány beérkezése tényét és idejét. 5. § Az állami levéltárak ellenőrzik, hogy az előző évi anyakönyvi másodpéldányok a 10/1955. (T. K. 42.) B. M. számú utasítás (a továbbiakban: Au.) 186. §. (3) bekezdése rendelkezéseinek megfelelően minden év március hó 31. napjáig a levéltárba beérkeztek-e. Ha az elsőfokú anyakönyvi felügyelő március 31-ig az anyakönyvi másodpéldányokat nem küldi be, az állami levéltárak kötelesek erről — az anyakönyvi kerületek (kirendeltségek) és ezeken belül a hiányzó születési, házassági és halotti másodpéldányok feltüntetésével — az illetékes másodfokú anyakönyvi felügyelőt április 30-ig értesíteni. 6. «, (1) Elhelyezés előtt meg kell vizsgálni, hogy az anyakönyvi másodpéldány teljes-e, az Au. 185. § (1) bekezdésében és a 186. § (2) bekezdésében előírt záradékokat tartalmazza-e, a bejegyzések olvashatók és tiszták-e (Au. 33. §), továbbá azt. hogy nincs-e a bejegyzésekben az Au. 46. § (4) bekezdése értelmében szabálytalan helyesbítés (vakarás, áthúzás, felülírás stb.), végül azt. hogy a folyószámozás helyes és teijes-e (Au. 36. §). (2) Amennyiben a másodpéldány az (1) bekezdésben említett szabályoknak nem felel meg, az állami levéltár a meg nem felelő másodpéldányt, illetőleg a helyesbítésre szoruló másodpéldányfiteetet az észlelt szabálytalanságok részletes ismertetésével az illetékes elsőfokú anyakönyvi felügyelőnek a pótlás, illetőleg a helyesbítés elrendelése végett visszaküldi. (3) Ha az anyakönyvi másodpéldányban az (1) bekezdésben meghatározott szabálytalanságok oly mértéieben fordulnak elő, vagy olyan jellegűek, hogy azokat célszerűen helyesbíteni nem lehet, a másodpéldány visszaküldése helyett a körülmények részletes ismertetésével értesíteni kell a másodfokú anyakönyvi felügyelőt és fel kell hívni a másodpéldány újból való elkészíttetésére. (4) Ha az észlelt szabálytalanságok súlyosabb természetűek (ideértve a bejegyzések tartalmát érintő és az Au. rendelkezéseivel ellentétes súlyosabb hibákat is) és nagyobb számban fordulnak elő, különösen, ha azok ugyanazon elsőfokú anyakönyvi felügyelőhöz tartozó több anyakönyvi kerületnél (kirendeltségnél) tapasztalhatók, az állami levéltárak kötelesek ezt a körülményt .— az észlelt hiányosságok részletes ismertetésével — a másodfokú anyakönyvi felügyelővel közölni és a Levéltárak Országos Központja útján a belügyminiszternek jelenteni. 7-. § (1) A másodpéldány füze tekét kemény táblák közé téve kell kezelni. Egy-egy anyakönyvi kerület (kirendeltség) másodpéldányi'üzeteit anyakönyvi nemenként (születési, házassági, halotti) — átlagosan háromszáz laponként — be kell köttetni, de úgy, hogy a kötetek lehetőleg teljes évfolyamokat tartalmazzanak. A bekötéssel járó költségek fedezetéről az állami levéltárak költségvetésében kell gondoskodni. (2) A bekötésre szánt másodpéldányfüzeteket munkábaadáskor gondosan felül kell vizsgálni, a bekötés megtörténte után pedig azok hiánytalan voltát felül kell vizsgálni. (3) A bekötött másodpéldányokat és a táblák közé helyezett másodpéldányfüzeteket (a budapesti 2. számú Állami Levéltárnál megyénként külön-külön) az anyakönyvi kerületek (kirendeltségek) nevének betűrendjében, igazgatási kerületekre osztott városoknál ezenfelül a kerületek számának sorrendjében') emelkedő évfolyamok szerint kell elhelyezni. 8. g. (1) Ha a 6. § rendelkezései szerint átvizsgált és a 7. § (3) bekezdése szerint elhelyezett másodpéldányba való betekintés, anyakönyvi okirat kiállítása vagy utólagos bejegyzés bevezetése során a bejegyzés tartalmát érintősúlyosabb természetű téves vagy hiánvos bejegyzés kerülne felszínre, a másodpéldányt helyesbítés végett viszszaküldeni nem szabad. Ilyen esetben az állami levéltár az anyakönywezetőtől az anyakönyv első példányából kiállítandó anyakönyvi másolatot kér be, azt levéltári iktatószámmal látja el, majd az első példánytól eltérő bejegyzést az anyakönyvi másolatban lévő adatek alapján utólagos bejegyzéssel helyesbíti, illetőleg a hiányosságot pótolja. Ha a téves vagy hiányos bejegyzés tekintetében a két példány egyezik, az elsőfokú anyakönyvi felügyelőt értesíteni kell a kiigazítás elrendelése céljából. (2) Az (1) bekezdésben említett téves vagy hiányos bejegyzést rovatos mintájú másodpéldány esetében az „Utólagos bejegyzések" rovatában, jegyzőkönyvi mintájú másodpéldány esetén a lap szélén kell helyesbíteni. A helyesbítés szövegéből ki kell tűnnie, hogy az az első példány alapján történt. A helyesbítésben fel kell tüntetni a levéltári iktatószámot. [Pl.: A gyermek születési ideje' nek hónapja az első példány ""szerint helyesen „okt."j (825/1956. lt. sz.) 1956. szept. 1. X levéltárvezető.] (3) A helyesbítés megtörténte után a helyesbítés alapját képező anyakönyvi másolatot az állami levéltár ira*> tárában kell elhelyezni. 9 § (1) Az állami levéltárak őrizetében lévő anyakönyvi másodpéldányokban foglalt bejegyzéseket az állami levéltárak felett felügyeletet gyakorló szerveken kívül más . szemé'y csak a másodfokú anyakönyvi felügyelő vagy 3 belügyminiszter engedélyével tekintheti meg. (2) Az anyakönyvi másodpéldányokból adatokat kijegyezni csak a másodfokú anyakönyvi felügyelő vagy a belügyminiszter engedélyével szabad. (3) Az állami levéltárak őrizetében lévő anyakönyvi md1 sodpéldányokat kikölcsönözni nem szabad. III. FEJEZET. Utólajos bejegyzések bevezetése az anyakönyvi másodpéldányukba. 10. §. Az állami levéltárak az anyakönyvek első példányába a másodpéldánynak a leltárba való elküldése után telje-