IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat

Cseh Gergő Bendegúz - Köbel Szilvia (szerk.): A GDPR és a levéltárak - különös tekintettel a totalitárius rendszerek irataira, ÁBTL, Bp. 2021. - Mikó Zsuzsanna: Az európai nemzeti levéltárak és a GDPR

Az EURÓPAI NEMZETI LEVÉLTÁRAK ÉS A GDPR ■ 91

3. Recommendation

Rec

(2002)2

on

access to official documents adopted by the Committee of Ministers of the Council of Europe on 21 February 2002.

4. Universal

Declaration on Archives enhanced by the UNESCO in 2011.

5. Code

of ethics for archivists adopted by the International Council of Archives on September 6th, 1996.

6. The

International Council on Archives’ Principles of Access to Archives adopted in 2012. Ez

utóbbi alapelv jelentősége abban áll, hogy itt már megjelent a korlátozott jogérvényesülés fogalma. Vagyis hangsúlyosan jelent meg, hogy a levéltári anyagokhoz való hozzáférés nem jelentheti más jogok sérelmét.

A nemzeti levéltárak által megalkotni kívánt Code

of conduct a

következő részekből állt volna:

1. Fogalmak:

itt eltekintek a részletezéstől, mivel a levéltárak számára releváns fogalmak jogszabályi átvétele történt meg.

2. Felelősség

és kötelezettség

Ezen részben a következő elveket rögzítették:- A

levéltárak sokféle típusú iratanyagot őriznek, a megvalósítandó elv az lenne, hogy az iratanyag természete határozza meg a felelősséget. Ennek kétféle megoldása lehet: a levéltár kizárólagos felelőssége vagy megosztott felelősség az átadóval.- Levéltári

belső szabályozás a hozzáférhetővé tételről és az újrafelhasználásról. A használó felelőssé válik a megkapott személyes adatokért, erről a levéltár megfelelő tájékoztatást ad számára. A levéltár nem lehet felelős a jogszerűen átadott személyes adatokért.- Kötelezettségek:

ebben a körben a levéltárak számára előírt szabályozási kötelezettség jelenik meg. A szabályozásnál a levéltárnak tekintettel kell lennie az érintettek jogának tiszteletben tartására, megfelelő szervezeti struktúra kialakítására, az adatvédelmi tisztviselő feladatainak megalkotására, az intézményi stratégia és a gyakorlat összhangjára, megfelelő technika és szervezet kiépítésére az adatminimalizálás elvének érdekében, a levéltárak hosszú távú változatlanságára, az adatvédelem szükséges ideig való fenntartására, az adatok visszaállításának követelményére, az automatikus alkalmazások követelményére, a pseudonymisation (álnevesítés) alkalmazási lehetőségeire, a levéltári segédletek jogszabályi megfelelésére.