IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Kutatási szabályok - Cseh Gergő Bendegúz: E-kutatás a titkosszolgálati levéltárban. Levéltári Szemle, 71. (2021) 4. 5-11.
Cseh Gergő Bendegúz Némiképp egyszerűsítette a szolgáltatás kialakítását, hogy a Történeti Levéltárba került iratanyag mintegy kétharmada különböző típusú, összefűzött dossziékból áll. Ezek a dossziék a szálas iratok tömegével szemben viszonylag jól tagolt és logikus tematikus egységekbe rendeződő, önálló levéltári jelzettel rendelkező zárt iratcsoportokat alkotnak, amelyek elektronikus nyilvántartási szempontból könnyebben feleltethetők meg számítógépes levéltári egységeknek, rekordoknak. Ez a dossziérendszer azonban komoly hátrányt is jelent egyúttal az iratanyag digitális feldolgozása szempontjából: az összefűzött példányok szétvágása, ellenőrzése, előkészítése többszörös élőmunka-ráfordítást igényel a tényleges digitalizálási folyamathoz képest. (Nem említve a komplex állományvédelmi munkafolyamat egyéb állomásait, hiszen a levéltári digitalizálás az iratok többsége esetében tömeges savtalanítást és annak kiegészítő munkálatait is jelenti egyúttal.) Jelentős többletnehézséget jelent továbbá az állambiztonsági iratokban előforduló személyes, köztük a különleges személyes adatok igen magas aránya, ami értelemszerű következménye ezen szervek céljainak és működési módszereinek. Az átlagos hazai levéltári gyakorlathoz képest az ÁBTL alapító törvényében megfogalmazott, a különleges személyes adatok szigorúbb védelmét célzó szabályozás nyilvánvalóan fokozott biztonsági és védelmi követelményeket jelentett az elektronikus kutatási rendszer kialakítása során is. Az interneten keresztül kutatható állambiztonsági iratokkal kapcsolatos szolgáltatás megkövetelte a már korábban digitalizált és anonimizált iratok ismételt ellenőrzését, hiszen ez az új helyzet a lehető leggondosabb tervezés mellett is nyilvánvalóan fokozott adatbiztonsági kockázatot jelent. A Történeti Levéltár a kényszerű bezárás és a „home office” időszakát használta fel arra, hogy az ezért felelős munkatársak az otthonra kihelyezett, de offline számítógépes munkaállomásokon ezeket az ellenőrzéseket minél nagyobb arányban, az aktuális kutatói igényekkel összhangban el tudják végezni. Az online szolgáltatások kialakításakor további nehézséget jelentett (és a későbbiekben is azt fog) az ÁBTL informatikai rendszerének felépítése. Az intézmény Eötvös utcai épületében a kezdetektől, 1999-től kettős számítógépes hálózat működik: egy teljesen zárt, internetes kapcsolattal egyetlen ponton sem érintkező belső hálózaton zajlik az adatok tárolása, feldolgozása és a digitális iratanyag előkészítése. A kutatók a digitális kutatóteremben is ezen a belső rendszeren keresztül érik el a nekik előkészített anonimizált példányokat. Mivel stratégiai döntés volt, hogy a biztonsági követelményekből a jelen fejlesztések során sem lehet engedni, a két hálózat közötti rendszeres, de nem hálózati alapú adatcserét is meg kellett oldani, konkrétan külső adathordozók közbeiktatásával. A Történeti Levéltár most bevezetett e-kutatási szolgáltatása az iratanyag digitális feldolgozásának közel negyed évszázados gyakorlatára és tapasztalataira épül. Az 1997-ben megalakult intézményben lényegében az első pillanattól kezdve zajlott a legkeresettebb iratanyagok digitalizálása, aminek eredményeként a levéltár jelenleg már több mint ötmillió oldalnyi elektronikusan rögzített irattal rendelkezik. 6 Levéltári Szemle yi.évf.
