IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Kutatási szabályok - Az Európa Tanács Miniszteri Bizottsága ajánlásai a levéltári hozzáférés európai irányelveiről (Ford: Körmendy Lajos). LSZ 58. (2008) 3.
2. A kérelemmel kapcsolatos formalitásokat a minimumra kell szorítani. VL A hivatalos iratokhoz való hozzáférés kérelmezésének eljárása 1. Egy hivatalos irathoz való hozzáférés iránti kérelem bármely hatósággal kapcsolatban benyújtható, amely az iratot őrzi. 2. A hivatalos iratokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket azonos alapon kell elbírálni. 3. Egy hivatalos irathoz való hozzáférés iránti kérelemmel azonnal foglalkozni kell. A döntést egy bizonyos időn belül - amit előzetesen meg lehet határozni - meg kell hozni, közölni kell és végre kell hajtani. 4. Ha a megkeresett hatóság nem őrzi a kért hivatalos iratot, akkor, amennyiben lehetséges, irányítsa a kérelmezőt az illetékes hatósághoz. 5. A hatóságnak, amennyire lehetséges, segítenie kell a kérelmezőt a kért hivatalos irat azonosításában, de a hatóság nem köteles teljesíteni a kérést, ha az irat nem azonosítható. 6. Egy hivatalos irathoz való hozzáférés iránti kérelem elutasítható, ha a kérés nyilvánvalóan ésszerűtlen. 7. Amennyiben a hatóság teljesen vagy részlegesen elutasít egy hivatalos irathoz való hozzáférést, akkor meg kell indokolnia az elutasítást. VIL A hivatalos iratokhoz való hozzájutás formái 1. Amikor egy hivatalos irathoz való hozzáférés engedélyezve lett, a hatóságnak lehetővé kell tennie az eredeti irat megtekintését, vagy másolatot kell készítenie arról, figyelembe véve, amennyire ez lehetséges, a kérelmező kívánságát. 2. Ha a hivatalos iratban lévő információ egy része nem kiadható, az információ többi részéhez való hozzéférést, ennek ellenére, a hatóságnak engedélyeznie kell. Bármely hiányt világosan jelezni kell. Mindazonáltal, ha az irat kiadható része félrevezető vagy értelmetlen, a hozzáférés elutasítható. 3. A hatóság úgy is biztosíthatja egy hivatalos irathoz való hozzáférést, hogy a kérelmezőt könnyen elérhető alternatív forrásokhoz utalja. VIIL A hivatalos iratokhoz való hozzáférés költségei 1. A hivatalos iratok helybeni tanulmányozásának, elvben, ingyenesnek kell lennie. 2. Díj számítható fel a kérelmezőnek a hivatalos irat másolásáért, ami ésszerű kell hogy legyen, és nem haladhatja meg a hatóságnál felmerülő költségeket. 49
