LEVÉLTÁRI ANYAG TUDOMÁNYOS, MŰVELŐDÉSI CÉLÚ FELHASZNÁLÁSA
Levéltári napok, konferenciák - A Magyar Levéltárosok Egyesülete vándorgyűlése. Gyula, 2019. szeptember 9–11. Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. 85-97.
91 2019/4. kötelezettség vonatkozik a levéltári törzskönyvi- és szervnyilvántartások vezetésére, azok egységes gyűjtésére és nyilvánosságra hozatalára, illetve milyen megoldásokat használ jelenleg a szakma. A hatályos szakmai követelményrendelet, a 27/2015 (V.27.) sz. EMMI rendelet nem írja elő egységes levéltári nyilvántartó rendszer alkalmazását, a korábbi azonban még tartalmazta ezt a kitételt. Ennek megfelelően 2005 és 2012 között működött még az ún. e-Archívum, amely rengeteg feladatot (és bosszúságot) is okozott ugyan a levéltárosok számára, de legalább biztosította a kötelezően vezetendő nyilvántartások egységes informatikai hátterét. Ennek a programnak a fokozatos „elenyészésével” nincs ma ilyen egységes elektronikus rendszer Magyarországon, ezért több levéltár még mindig az elavult és mindenféle informatikai támogatást nélkülöző e-Archívumot használja ma is. A szakfelügyeleti tapasztalatok azt mutatják, hogy 2018-ban például a közlevéltárak 65,2%-a papír alapon vezeti a hivatalos szervnyilvántartását. Alternatív megoldásként a scopeArchiv jöhet szóba, amelyet a közlevéltárak közel fele használ (az MNL tagintézményei és Budapest Főváros Levéltára), a többi közlevéltár azonban ennek költségeit nem tudja önmaga vállalni. Ezek az intézmények általában az ICA szabványira épülő, nyílt forráskódú, ingyenes ATOM-rendszert használják, amely sok tekintetben hasznos és megfelelő a kisebb intézmények számára, bár nem alkalmas minden kötelező nyilvántartás vezetésére. Jelenleg az ATOM rendszert használják az egyházi levéltárak „Arca” néven (51 intézmény), illetve a felsőoktatási intézmények UnivA név alatt (17 intézmény). A jövőben valószínűleg nem várható egységes levéltári nyilvántartó rendszer fejlesztése vagy megvásárlása, legalábbis az MNL által vezetett levéltári aggregációs munkabizottság tervei között ez nem szerepel. Ami az egységesítés területén várható, hogy az adatszolgáltatás és a publikálás egységesítését megpróbálják megoldani az Európai Levéltári Portálon, vagy a hazai Elektronikus Levéltári Portálon keresztül. A záró előadást Gerhard Péter (osztályvezető, Budapest Főváros Levéltára) tartotta a „Közigazgatási eljárásokhoz kapcsolódó levéltári szolgáltatás fejlesztése” címmel. A KÖFOP projektről szólva elmondta, hogy bár az E-levéltár projekt: konzorciumi keretekben valósult meg: MNL, BFL, NISZ részvételével, azonban a BFL nem kedvezményezettje ennek a projektnek, viszont számos e-levéltári funkcionalitás átalakul, ami érinti a BFL-t is. A KÖFOP projekt céljai közül a BFL-t az új Elektronikus Levéltári Portál (ELP), a scopeQuery kiváltása, az új Preservica-folyamatok, az LNYRK, és a NISZ-hardverek lecserélése érinti. Az új Elektronikus Levéltári Portál lehetőségei közül megemlítette a korábbi tapasztalatok felhasználásával az egyszerűbb működés felé lépést, és a megjelenítés korszerűsítését. A kockázati oldalon a visszalépés az eddig használt funkciókban, a megbízhatatlan vagy lassú működés, hosszú teljes leállás mellett főként az emelte ki, hogy a fejlesztés még nincs kész. Ezt követően a kutatói adminisztráció régi-új menetének összevetésével bemutatta a változásokat, majd az Elektronikus Levéltári Portál keresési funkcióinak HÍREK
