Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Tematikus - A tematikai segédletek készítésének problematikája az Országos Levéltárban. Utasítás a központi általános tematikus mutató készítéséhez. (1978.05.16-1978.05.18-i balatonföldvári igazgatói értekezlet 2. napirendi pont) • 1978.05.03 [ad 37534/1978 VII. LO]
- 5 -un.Leli tárgymeghatározás : Camillo Castiglioni tartozásai ° számlakivonatok, pozíciók, levelezés, a Majestic palota ügye, becslés, terveké Módosítva : Camillo Castiglioni üzleti ügyei a Magyar-Olasz Bankkal, köztük a Majestic palota ügye, (L. L .56.1 37O ) Ez utóbbi példa egyben példa arra is, hogy az alapul vett segédlet tárgymeghatározásaiból a felesleges részek elhagyhatók, nemkülönben arra, hogy ha az alapul vett segédlet nem mondja meg, hogy ki volt pl. Camillo Castiglioni, vagy mi volt a Majestic palota, ezt a központi mutató készítődének sem kell megtennie» Az alapul vett segédletben található tárgymeghatározást a központi mutató készitőjének a levéltári anyag alapján, vagy esetleg az irodalomból, csak abban az esetben kell kiegészítenie, ha ez a tárgymeghatározás fentiekben felsorolt követelményeinek kielégítése érdekében feltétlenül szükségese A központi mutató készítődének nem feladata, hogy az alapul vett segédletekben található tárgymeghatározások helyességét mindenegyes esetben ellenőrizzeo Az ellenőrzést csak akkor kell elvégeznie, ha a tárgymeghatározás helyességével szemben alapos oka van a kételkedésre * A levéltári anyag korának a meghatározásánál elég az anyag korának első' és utolsó évét megadni, továbbá — amennyiben az anyag időbeli megoszlása erősen egyenetlen — azt feltüntetni, hogy zömmel mely évekből való az anyag» Az anyag nyelvéről elég annyit mondani, hogy az anyag zöme milyen nyelvű» Arra nem kell kitérni,hogy elszórtan milyen egyéb nyelvű iratok is találhatók még az anyagban» Az anyag terjedelmét csak abban az esetben kel! megadni, ha az egy legkisebb raktári egységnél (csomó, kötet stbu) nagyobb» Ilyenkor 1 fm-en alul a legkisebb raktári egységek számában, azon felül iratfolyóméterben kell a terjedelmet feltüntetni»
