Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - A raktári jegyzék. Munkautasítás. • 1971.10.16 [52571/1971 X. LIG]
- az a rendeltetése, hogy a levéltári feldolgozó munka tervezésének alapjául szolgáljon. Bármilyen változás következik be a levéltári anyagban, annak állapotában, azt a nyilvántartásra szolgáló példányon jelezni, vagyis a jegyzéket megfelelően korrigálni kell. Az utólagos bejegyzések a jegyzék utolsó lapján a hitelesítés alatt üresen maradt helyre kerülnek, azokat szükség esetén a hátlapon vagy a jegyzékhez csatolandó pótlapon lehet folytatni. A javításokat a jegyzék megfelelő részén a lap szélére kell írni. Az érvénytelenné vált adatokat tintával kell áthúzni úgy, hogy az eredeti szöveg olvasható maradjon. Mind az utólagos bejegyzéseket, mind a javításokat az azokat eszközlő referens kézjegyzével látja el. A raktári jegyzék második, és a leváltár igazgatója által hitelesített példányát a központi nyilvántartás céljaira a Levéltári Igazgatóságnak kell megküldeni. A jegyzék módosítását a Levéltári Igazgatóságnak évenként egyszer kell bejelenteni. 2. A kezelésben A raktári jegyzék harmadik példányát az anyag kezelője őrzi a törzsszámok rendjéb^*. Ha a raktári egységeken a megfelelő levéltári jelzetek nincsenek feltüntetve (tehát ha a csomókra vagy a dobozokra csak a törzsszámot és a rakszámot írjuk fel), a raktári jegyzék az iratok kiemeléséhez, illetőleg visszahelyezéséhez nélkülözhetetlen. Éppen ezért az iratanyag összetételében, rendszerében és tárolásában bekövetkezett változásokat ezen a példányon is fel kell tüntetni. Ha az iratanyag összetételében, rendjében és tárolási módjában nagyobb változások már nem várhatók, a raktári jestéknek ezt a példányát be lehet köttetni. 13
