Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - A raktári jegyzék. Munkautasítás. • 1971.10.16 [52571/1971 X. LIG]

b/ Ha

a cím félrevezető, nem fejezi ki pontosan a vonatkozó irategyüttes tárgyát, az eredeti címet elhagyjuk, és a tárgyi egységnek új címet adunk. Pl. a visszaállított helytartótanács megyei osztályának laj stromkönyve az 1. kútfő címét így adj a meg : ,,Megyei tisztviselők személyzetei, fizetései és megyék tisztújításai'". A kútfőbe sorolt iratok tárgyát az új cím: ,,A cs. kir. megyei és járási hivatalok felszámolása, az új megyei tisztikarok megalakítása'" határozza meg pontosabban. Ugyanabban a jegyzőkönyvben a 10. kútfő címe ,,Jegyzőkönyvek''. Az iratok tárgyának jobban megfelelő új cím: ,,Megyei közgyűlési és bizottmány! ülésjegyzőkönyvek''.

c/ Ha

a tárgyi egységnek nincs címe, annak a raktári jegyzék készítésekor kell utólagos címet adni. Annak érdekében, hogy az utólagos cím a kérdéses irategyüttes tárgyát minél pontosabban juttassa kifejezésre,ajzt alapos elemzésnek kell alávetni. Meg kell találni azt a gondolatot, amely a tárgyi egység létrehozóját vezette, amikor azt kialakította, fel kell fedezni azt a logikai szálat, amely az egyes iratok tárgyát egybefűzi. Ez regisztratúra-anyagnál néha igen nehéz, mert az irattári tételeket sokszor formális-jogi szempontok szerint alakították ki. Az utólagos címadáskor tehát a tételbe tartozó egyes iratok tárgyának összehasonlításával meg kell találni az elveszett eredetinek lehetőleg megfelelő címet, amely az irattár kérdéses tételét minden egyéb tételtől elhatárolja, a benne fekvő egyes iratokat pedig logikailag egybefűzi. Ha logikai kapocs az iratokat nem fűzi^egybe, az ilyen iratcsoportot meg kell szüntetni, és a tájékozódás igényeinek megfelelő tárgyi egységeket és címeket kell kialakítani, illetve meghatározni.

9