Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Az áttekintő raktári jegyzék. (Munkautasítás-tervezet) Észrevételek az áttekintő raktári jegyzék készítését szabályozó munkautasítás tervezetére. • 1970.10.29 [994634/1970<CR>178-I/1970 BFL]

lenkezőleg - különösen nagyobb terjedelmű fondok, állagok esetében - zavarja a könnyű és gyors áttekintést, feleslege» munkát okoz a végnélküli számoszlopok átlapozása.

Az utasítás kimondja, hoty a"levéltáraknak valamennyi őrizetükben levő fondró1 és állagról el kell készíteniük az áttekintő raktári jegyzékeket”, de nem helyezi el ezt a feladatot a levéltári munkák összuf tggéoeiben, logikai sorrendjében. Vi lágosan ki kellene mondani, hogy ezt a segédletet csak teljesen rendezett, selejtezett, mintaállványozott, rakszámozott fondokról /állagokról/ kell és lehet elkészíteni - vagyis a közeljövőben csupán a Y '

tanácsi levéltárak anyagának kisebb-nagyobb hányadárólj a rendezetlen, vagy rendezett, de mintaállvényozstlan vagy bármely okból még nem végleges rendben, ill.

raktári

egységekben tárolt anyagról pedi$ csak e levéltári munkák elvégzése után. Ellenkező esetben ugyanié óriási munkát végeztetnénk el, mely nem vinné előbbre lényegesen az anyag használhatóságát és a fennálló hiányol súgókat rögzítené, konzerválná.

À tanácsi

levéltárak jelenlegi személyi ellátottságát és az új levéltári törvény alapján várható feladatnövekedésüket tekintetbe véve még a Lüsz-ben előirt különböző nyilvántartások elkészítése és folyamatos vezetése is nagy megterhelést jelent számunkra.

Ennélfogva azt tartanám reálisnak, ha áttekintő raktári jegyzékek /de a raktári egységenkénti adatoknak az állag jellege szerinti megfelelő összevonásával, ha erre lehetőség kínálkozik/ egyelőre csupán a rendezés, mintaállványozás alá kerülő állagokról készülnének, mivel a rendezés folyamán nyert ismeretek felhasználásával ez viszonylag kisebb munkabefektetéssel jár.

2• Kisebb megjegyzések.

Az áttekintő raktári jegyzékben feltüntetendő adutok tárgyalása ; sorún az utasítás meglehetősen summásan intézi el a törzsegységek általános ismertetésének követelményeit. /5. pont./ Azt kimondani, hogy a bevezető szövegnek tartalmaznia kell ''mindazt, amit e

yéhként

az alapleltár szokott tartalmazni" nem elegendő, hiszen a tapasztalat megmutatta, hogy még az Országos Levéltáron - belül is na/y eltérések vannak az egyes szekciók anyagáról készült alapleltárak között, mégpedig elsősorban a tárgykifejtés értékét . tekintve, nem is beszélve a vidéki levéltáruk alapleltárairól, amelyekben sok esetben teljesen formális, hasznavehetetlen tárgymegjelölést találunk /pl. A pénzügyi osztály általános iratai•/• . Hogy esetleg ezeket átvegyék egy újabb segédletbe, annak semmi értelme nem volna. EzéMitt sokkal konkrétabban kellene körülírni, meghatározni azt. hogy mit várunk az anyag keletkezésére, tárgyára vonatkozóan, ill.

mik

azok a "fondképzőre vonatkozó fontosabb tudnivalók", /megalakulása, a működését szabályozó randaletek, stb—stb./. Sőt özeket a követelményeket az egyes szervtípusokra nézve külön-külön kellene kidolgozni.

Terminológiai szempontból zavaró, hogy az utasitús-tervezet a fond- és állagjegyzékeket "nagyobbszintü"segédleteknek nevezi;