Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - A területi állami levéltárak fondjegyzékei 1. rész. Bevezetés. (Szerkesztési alapelvek) - Bevezetés. • 1962. [MM LO (LOK) Bp.]<FD:pagina>7
\ • • ; ’7~ Mindezen címek sorközépen helyezkednek el» A fondok címei a margón kezdődnek; a címek nincsenek aláhúzva és kiebe.tűkkel vannak Írva» Minden fond egy-egy arab sorszámot kap; e számok: rendje levéltáranként a azokon belül főcsoportonkint újra kezdődik. /Az alcsoportok, levéltárak ill. típusok eszerint 'számot nem kapnak, ott sem, ahol valamely - pl* községi, családi - levéltár iratanyaga fondokra még nem bontatott szét./ Egy-egy főcsoporton belül az egyes alcsoportok, levéltárak, ill. típusok meghatározott számkeréteket kapnak, melyek az általuk egybefogott szervek számától függően ötvenes, százas, esetleg ezres nagyságrendűek. E számkénetek megállapítására alapul azok a számkeretek szolgálnak, melyeket az állami levéltárak szerkezetéről és tagolásáról e bevezetés függelékeként adott jegyzék az egyes alcsoportok, levéltárak ill. típusok cime alatt feltüntet» Egy-egy fond jelölésére eszerint az illető állami levéltár neve és a fond* szám együttesen szolgál; a fondszám pedig a fond-főcsöpört római számmal jelölt sorszámából s a fonónak a főcsoporton belül számkeretben kapott, arab számmal jelölt sorszámából áll. A fonónak igy kialakított, minden más fonótól megkülönböztető jelzete állandó, meg nem változtatható; rendezés során később kialakításra kerülő fondok a megfelelő számkereten belül a már előzőleg kibontott fondókat követően kapják sorszámukat. Az állagok beljebb irt cime előtt az abc fondonként újrakezdődő, szükség esetén kettőzött kisbetűi állnak. Egy-egy állag jelzetét eszerint fonójának jelzete és saját betűjele együttesen alkotja. Egy-egy területi állami levéltár fondjegyzékének szerkezetéről és tagolásáról e bevezetés függeléke:"A területi állami levéltárakban általában előforduló fondok és állagok jegyzéke** ad felvilágosítást. • 6/ A főcsoportok sorrendje és ennek megfelelően sorszámozása azonos azzal a sorrenddel, melyet "A magyar állami levéltárak fondjegyzéke"fc . sorozat 1/2. kötetének 255-268. lapjain olvasható, az Országos Levéltár fondjegyzékét csoportosító szakmütató követ. Az Országos Levéltár e szakmutatója a levéltár gyűjtőköréből szájmazóan természetesen csak az I-XV • főcsoportig van kiépítve, a XVIXXXIV. főcsoportok ezért ott hiányzanak. Némileg eltérő, s a főcsoportokba foglalt szervek jellegét jobban kifejező cimet kapott időközben a VI-VIÏ. főcsoport, s az Országos Levéltárban Őrzött iratanyag jellegéből kifolyólag itt természetesen változnak a fondfőcsoportok alcsoportjai is. A periódusokra bontás és a főcsoportok alapvető s teljes azonossága a magyar állami levéltári fond egységét van hivatva kifejezni és érzékeltetni. Befejezésül nyomatékosan hagsulyoznunk kell, hogy a fondjegyzék adatai nem tekinthetők teljesen végérvényeseknek. A fondok és az állagok e felsorolása csupán a -levéltári anyag Jelen rendezettségének e kibontottságénak tűkre; lehetséges, hogy nem egy ponton az elkövetkező évek rendezései még uj fondok és állagok kibontását teszik lehetővé. A területi állami levéltárak iratanyagának rendszere igy természetesen kisebb-nagyobb mértékben módosulni fog, s egyre elmélyültebb, kidolgozottabb adatszolgáltatást fog biztosítani. Ennek megfelelően bővül és finomodik majd a fondjegyzék is. E változásokat uj kiadások és időközben is a változásokat hírül adó és a fondjegyzék rendszerében rögzítő időszaki tájékoztatók fogják tartalmazni*
