Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Wellmann Imre: A levéltári leltár [raktári jegyzék] munkautasításának tervezete. • 1961.03.18 [sz. n.]
- 6 -s e konspektust természetesen szinté» falvesszük a leltárba. Ad 8. Az egy-egy fondra ill. állagra vonatkozó oszlopos beosztású rész után folyamatosan irt esetleges megjegyzések zárják b® a megfelelő fondot ill. állagot illető leltári tudnivalókat. Ilyen megjegyzésre van szükség pl. xx abban az említett esetben, amikor egy-egy raktári egység /kötet, stb./ egynél több fondot vagy állagot tartalmaz, s ennélfogva csak ez egyik fonónál, állagnál szerepelhet saját sorszáma /rakszáma/ alatt. Ugyancsak itt kell feltüntetni a rendezés ill. a leltár felvétele során az iratanyj^ban tapasztalt hiányokat. /Külön felderítő munkát a hiányok megállapítására nem kell fordítani./ A teljes leltár elkészülése után ahhoz tartalomjegyzéket kall készíteni, mely a levéltárak, fondcsoportok, fondok, állagok rend jóban, azokat megnevezve, a leltár megfelelő, megszámozott lapjaira utal. Az elhelyezés feltüntetésére javasolt térkép raktárhelyiséganklnt alaprajzszerűen az állványoszlopoknak megfelelően egymás alá és mellé irt,s a megfelelő sorszámokkal ellátott 1-1 téglalappal jelöli az egyes polcokat, s e téglalapokban az illető polcon elhelyezett raktári egységek kezdő és végső rakszámát /pl. 41 b tünteti fel; ha az elhelyezés a 13^21/ fondok ideális rendjének nem felel meg, s ezért vagy egyébként egy polcon több fond ill. állag foglal helyet, valamennyire vonatkozóan külön-külön fal kell tüntetni a polcon található kezdő és végső rakszámot /kellő hely hiányában csillag alatt külön irt megjegyzésben/. III. k leltár elkészítése Leltárát csakis legalább raktári egységekig rendezett levéltári anyagról veszünk fel. Egy-egy levéltár iratanyagának leltárát 9- szerint lépcsőzetesen kell elkészíteni; a már raktári - ill. a Horthy-korszakot illetően levéltári - egységekig rendezett fondokra nézve a fondjegyzék sorrendjében utólag,‘az ezután rendezésre kerülő fondókra, állagokra nézve pedig közvetlenül a rendezéshez csatlakozóan. A leltár felvétele alkalmával, ill. a rendezés során mintaállványozásra, mintacsomók kialakítására nincs szükség, a nagy, nehezen kezelhető raktári egységekből - pl. 3o-4o cm-nél vastagabb csomókból- azonban, a kellő helykihasználására is ügyelve, kisebb raktári egységeket kell formálni. Uj raktári egységek kialakítására van szükség abban az esetben is, ha az iratok - pl. községi fondokkx esetében az iktatott iratanyagot követő közellátási, népmozgalmi stb. kimutatások, költségvetések, számadási iratok s egyéb kötetbe nem kötött iratok - nincsenek vagy nem.logikus csoportosításban vannak raktári egységekbe összefogva. Ügyelni kell arra is, hogy egy-$gy fondon, állagon belül a leltár - az elhelyezéstől függetlenül - az illető fond, állag szerves felépítését tükrözze, tehát általában előszöna jegyzőkönyveket, majd az iratokat, végül a segédkönyveket számlálja elő. Az egyes fondókról készült leltárakat, fondonkint ill. állagonkint uj oldalon kezdve s jó minőségű papír egyik oldalára Írva, 4 példányban kell elkészíteni, s ezekből 2 példányt az évi mun-
