Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Bakács István: A családi levéltárakhoz készülő segédlet problematikája. • 1956. [LH 1956/2-3. 7-14. p.]

nem végeztek. Nem szabad azonban elielejtenűnk, - s ezt ismételten kell hangsúlyoznunk - hogy már akkor sem vállalkoztak az akkori teöes iratanyag jegyzékelésére, az utóbbi évszázadban pedig az Írásbeliség egyre növekvő ütemével párhuzamosan akár hivatali, akár vállalati, akár családi iratanyag annyira gyarapodott, hogy ezek lajstromozása teljesen lehetetlen. Ebből következik, hogy az a követelmény, miként egy egy levéltár rendezése egyértelmű mindén egyes irat mutatózásig menő feltárásával megvalósíthatatlan.

Darabonkinti kielemzés természetesen lehetséges és szükséges ott, ahol az iratok tárgyi öszszefüggés alapján nem csoportosíthatók. így például térképeket lehetne az ábrázolt helység, illetőleg folyó, szerzők, jelleg (pl X község erdőtérképe) stb, szerint csoportosítani s ábrázolhat a térkép több községet, lehet több szerzője; nincs "tehát olyan döntő ismérv, amelynek alapján valamely csoportba más csoportok sérelme nélkül bele lehetne sorolni. Ezért kell a térképeket s ezenfelül más, hasonló jellegű iratokat, főként gyűjtemények iratait katalogizálni, azaz lajstromozni és a lajstromozással párhuzamosan - s ez igen fontos - mutatózni, A gyakorlat azt bizonyította, hogy a katalógus mutató nélkül nem elégséges segédeszköz, s az az elképzelés, hogy a katalógus pótolhatja az eredeti darab kézbevételét, nem helytálló ; az eredeti darab megóvását csak a fényképmásolat biztosíthatja.

Az iratanyag zömét tehát nem lehet darabszám, szerint feltárni s ezért jöttek létre világszerte az un, tematikai feltárások, amelyek voltaképpen az iratok lajstromozás nélküli mutatói - egy-egy meghatározott főként gyakorlati politikai, gazdasági szempontból A tematikai feltárásnak lényege, hogy az iratnak csak egykét tartalmi jelentőségét emeli ki, s nem elemzi az egész iratot A Szov jetunió levéltárai részére korábban kiadott (ma már nem^mindenben érvényes) tA levéltári anyagok tárgyi tematikai katalógusa elkészítésének szabályait 27. §. az őrzési egységek (azaz a mi tárgyi csoportjaink) leírásával kapcsolatban hangsúlyozza, hogy ezeknek csak az a rendeltetésük, hogy tájékoztassanak: milyen adatokat lehet meríteni az anyagból, s nem az a céljuk, hogy az anyag tartalmának részletes ismertetésével l^elyettesitsék az anyag közvetlen tanulmányozását. A tematikai feltárások - hangsúlyozza Mityajev - sohasem terjeszkednek ki az anyag egészére, s a »teljes feltárás» nem valósítható meg, A frontális feltárással szemben itt az előny az, hogy bizonyos témakörre a felárás rövidebb idő alatt történhet meg, viszont adott esetben szükségessé válhat az iratnak egy más tematikai szempontból való újbóli kézbevétele. Az 4953. évi hágai nemzetközi levéltáros kongresszuson a levéltári dokumentációval kapcsolatban C, Tihon leszögezte, hogy nagyon kívánatos volna minden iratról karton-cédula elkészítése, ez ^zonban lehetetlen lévén, sokkal fontosabb az anyag rendezése, leltározása, mintsem indexelése.

Nem vitás, hog> a darabonkinti lajstromozás egyedül és kizárólag a kutatók legaprólékosabb adatok iránti igényét veszi alapul, s nem vitás, hogy a levéltáros előtt legfőbb célként ennek az igénynek kielégítése kell, hogy álljon. De a levéltárosnak egyszersmind az a feladata, hogy az őrizetére bizott egész iratanyagot a kutató rendelkezésére bocsáthassa, vagyis nem lehet cél egyetlen állag legrészletesebb leltárába. addig, mig számos állag összetételéről csak homályos ismereteink vannak. Ha akármilyen levéltárat, illetőleg levéltári kézikönyvet veszünk szemügyre, egyaránt az a tapasztalatunk, hogy a levéltárak iratanyagai rendezetlenek, a levéltárakba beérkező egyre nagyobb tömegű, a folyó ügyvitelben már nem szükséges iratanyag pedig a kutatás rendelkezésére való bocsátás előtt szintén rendezésre, adott esetben átrendezésre szorul A feltárásra szoruló iratanyag mindkét esetben olyan terjedelmű, hogy darabszámszerinti kielemzésére, mutatózására egyetlen állam levéltára sem vállalkozhat

Az elmondottakból következik, hogy a levéltárosnak a darabszerinti jegyzékeléstől, mutatózástól - gyűjteményeket kivéve - el kell tekintenie, s csupán arra szorítkozhat, hogy az iratokat tárgyi összefüggésekbe csoportosítsa. Persze ott, ahol az un. őrzési egység-rendszer volt sokkal egyszerűbb a levéltáros feladata, mint ott, ahol az egyes lapokból kell a tárgyi csoportokat kialakítania. Gyűjteményeknél az iratokat mechanikusan sorszámozzuk s minden iratot lajstromozunk és mutatózunk.

A levéltárosnak tehát az állagok zöménél meg kell elégednie azzal, hogy a tárgyi csoportokról, az őrzési egységekről tájékoztatást nyújtson a kutatónak. Amiként a 18-49. századi lajstromok esetén a kutatónak tájékozottnak kell lennie, hogy adott címszó mögött milyen témára vonat- 9