Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Takáts Endre: Hozzászólás a leírójegyzék készítésére vonatkozó utasítás-tervezethez. • 1955. [LH 1955/3-4. 278-284. p.]
iratcsomók és kötelek tengerébe, mint az úszni akaró a vízbe, s raktári egységről raktári egységre haladva kezdtem a csomókat köteteket Jegyzékein!. Elképzelésem szerint ez a csomójegyzék nem lett volna egy törökkévaló érvényű felvételezés*, amelyben *sem törölni, sem vakarni! nem szabad» hanem egy Alkalmas és egyelőre ideiglenes segédlet ahhoz, hogy ismerkedjem az anyaggal, annak hiányosságaival rendezetlenségével rendszerével, stb. A tàrgÿilag tagolt anyagnál felvettem a kútfők, laduiák, dossziék, stb. tárgyi megjelölését is. egyéb anyagnál pedig csak az évköröket, s azon beiül iktatószámokat vagy alapszámokat l-4óL -ig*. Kettős cél vezetett ennél a csomójegyzékelésnéL A fentem lityit anyag megismerésén túl a rendezéshez akartam valamiféle segédletet kapni. Az elkészült nagymennyiségű csomó- és kötetszerinti Jegyzék alapján szétszakadt állagok részeit fedeztem fel a raktárak különféle zugaiban, sorozatból kiesett csomók kerültek a kezembe. Ahogy képzeltem, úgy is csináltam : a csomojegyzékek segítségével az egyűvétartozó anyagokat összevontam, tehát rendezni tudtam az anyagomat Ez volt az eljárásmód a már levéltárban lévő anyaggal. Tekintetbe kell azonban venni azt is, hogy csaknem egyidejűleg megindultak a nagyarányú beszállítások a különféle szervektől, s 49S44öl olyan Immenzis mennyiségű - sokszor a végpusztulás küszöbére jutott - iratanyag ömlött be a levéltárakba a lehető legrendezeűenebb állapotban, hogy ezáltal a rendezetlen anyag megkétszereződött. Most álltunk a kérdés előtt, mitévők legyünk az újonnan bekerülő anyaggal. Akkor is, azóta is meg rendíthetetlen meggyőződésként élt bennem a tudat, hogy a levéltárba kerülő anyaggal kapcsolatban a legelső teendő a rendezés, s csak azután a csomójegyzéke lés és legvégül az un» alapieltár elkészítése. À Tentebb lekben azt próbáltam érzékeltetni, milyen nagy szolgálatot tett a csomójegyzék a már levéltári őrizetben lévő és egyszer valamikor megrendezett, csak az idők folyamán szétesett iratanyag rendbeszedése és áttekinthetővé tétele során. Most arra kívánok rámutatni, hogy az újonnan bekerülő és rendezésre szoruló anyagok esetében általában nem volná ésszerű először csomójegyzéket készíteni (bár erre is van példa: a KGL egyik beszámolójában olvastam, hogy üzemi anyag rendelése során előbb csomój^gyzéket készítettük cédulákon 5 ezeket a cédulákat rendezték előbb, s aztán annale megfelelően magát az anyagotk hiszen az általunk átvételre kerülő állagok a legritkább esetben vannak valamelyest is rendezve. Másrészt a rendezés - legtöbbször - a csomók belsejébe is bel^hatol (összecsúszott anyag szétbontása, levelezésnél : időrend, ABC-visszaállitása stb.). Ezt megelőzőleg csomójegyzéket készíteni felesleges időpazarlás volna. Bendeznl kell tehát előbb az anyagot legalább elsőfokuan. s a,kkor következhet a csomójegyzékelés. amely most már a valamelyest megrendezett anyagot rögzíti meg. Csak ezután van soron - szerintem - az alapleltár. amelynek elkészítéséhez kitűnő segédletet nyújt a csomójegyzék. Hiszen az alapleitárban sommás, összesített adatokat kell csak adnom az anyagról amit a csomó- Jegyzék segítségével gyerekjáték megcsinálni. így épp fordított a viszony az alapleltár és a csomójegyzék közölt, mint ahogyan azt a LOK-tervezet mondja. Nem az alapié liánnak továbbfejlesztése a csomójegyzék, ill leirójegyzék. hanem az alapleltározást megelőző és azt mintegy előkészítő, elősegítő felvétele az iratanyagnak. Ezáltal automatikusan megteremtődik az az összefüggés az alapieltár és a csomójegyzék közöli, amelyet a tervezet sürget, amikor előírja, hogy a *leirójegyzéknek* az alaple ttári tételek tagolódásának megfelelően kell elkéæülnie. Ezért helytelennek tartottam az alapleltározásra vonatkozó LOF, ill, LOK rendeletet, amely rendezetlen anyagokkal kapcsolatban is rászorít bennünket az aiapleltár felvételére azzal, hogy a lárgynegyedben bekerülő állagokat a kővetkező negyed végéig le tiá rovatja Ezen sürgősen se* giteni kellene, mért épp azt a célt nem tudja a rendezetlen anyagról készült iellárlap elérni amely a LÓK szerint egyik legfontosabb feladata: tájékoztatást adni a kutálónak. Lehet hogy van olyan kutató, aki a Jelenleg forgalomban lévő vidéki alapleltárak segítségével megszerzi az anyagban való valamelyes tájékozódását, de az feltétlenül bizonyos, hogy minden kutató elsősorban rendezett és segédletekkel, méghozzá használható segédletekkel ellátott anyag után vágyik. Ezért a legfontosabb teendő - szerintem - a Rendezés, amely arra irányul, hogy az iratanyagot a használható segédletekkel összhangba hozzuk, vagy ilyen segédletek hiányában valamelyes segédletet készítsünk, amely az anyag felhasználhatóságát lehetővé teszi. Itt merül fel aztán a kérdés : milyen legyen az a segédlet? Nyilvánvaló, hogy ennek a kérdésnek megválaszolása kétféle szempontból szokott történni - a kutató minél kimerítőbb, lehetőteg a legkisebb őrzési egységig lehatoló segédletet elenchusL feltárócédulát stb. kívánj a levéltárak 279
