Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Utasítás a leírójegyzék készítéséhez. Tervezet. • 1955.05.20 [86401-17-1/1955 LOK MOL XIX-18-a]
- 5 -alkészitése, A leírójegyzék készítőjének ugyanis nemcsak 8 csomók címfeliratait kell leolvasni«, ellenőriznie ás lemásolnia, hanem meg kell ismernie ez iratanyag rendezési elveit is e legkisebb tárgyi kategóriáig lemenöen. Tárgyi tagolódású iratanyag esetén a leirójogyzéket úgy kell elkészítenünk. hogy abból az iratanyagnak mind tartalmi kifejtése,, mind raktári elhelyezése valóban Áttekinthető legyen. Az egyes raktári egységek tartalmának kifejtésén kívül ez egész állag ál» taláros tagolódását is fel kell tüntetnünk. Ebből a célból e nagyobb tárgyi egységek elé.alcímeket, a tagolásra uteoló betű vagy számjelzést is alkalmazhatunk /ld. a Kőbányai Gyógyszerárugyár iratairól készült mintát/. Az iratanyag tartalmának kifejtésében az egyes raktári- egységeknél /csomó, dosszié, stb*/ nem szabad mogállnixnk, hanem az ezeken belüli tárgyi tagolódást is ki kell fejtenünk,, ha egy esőmén belül több tárgyi kategória található, lényeges annak a kérdésnek eldöntése, hogy a jegyzék készítője milyen mélységig menjen le az iratanyag tárgyi kifejtésében* Általános elepelvként ezt mondhatjuk, hogy valamennyi tárgyi egységet fel kell tüntetni, az egyedi ügyeket „azonban már nem* Pld* IovqIczós esetén, ha egy csomóban két csoportban üdvözlések és szoronosekivúne.tok vannak* az egyes levélírókat nem kell feltüntetni». /Ha azonban ez üdvözlések és szorenosekivánetok alkalmak szerint csoportosították ezt a le ívójegy zékben is fel kell tüntetnünk: pl. Nagy házasságkötése alkalmából érkezett szorenosekivánotok /192ó.nov.lO,Z Nagy Dános főinpémi kinevezése alkalmából érkezett szeroncsokiváré— tok /1936*doo,12/ Újévi üdvözlete’: 1926-1930. Utazások, kirándulások alkalmával küldött képeslapok, 1927-1930* Ha levelezésről van szó, s az „iratok lovélirók szorint ven ceonoitoeitve akkor a leírójegyzékben az egyes levélírókat is föl kell"tüntetni, lehetőleg óvnatárokköl* Másik példa: a legeltetési társulat iratait Dost nogyáben közeégok betürondjáb-n rendezték* Az olső csomó Aesától-Oinkotáig terjedő iratanyagot t-rtrlnczzc. Az -gyes községekben belül általában 3 füzetet találunk, úgymint alapszabályt, legelőrendtertlet és a téreulet tkjainak névjegyzékét* A l-irójogyzókn-k n.m kell minden községnél felsorolnia az -gyes füzeteket, hen^n osek ezt koll megmondania, hogy egy-_gy csomó mely község.’: iratéit tartalmazza, Tehát: Legelt.tési t reuVti iratok /alapszabály, legelőrendtartás, névjegyzék/ Acxa, Abony, Alberti, Alaónémadú, ^porko, stb* Hogy rendezetlen anyagról készithetünk-e Ík.írójegyzéket, ^rr^ non leh^t ,'ltclénos érvéred szabályt alkotni, Ha ez onyag teljesen r.ndozetlen úgy cs^k az egy^g csomókat neohcnikuaon f.ltüntető névjegyzék készíthető. Ha egy-wgy nagyobb t'rgyi -gység.n belül az iratanyag rendez.ti.n, meg c teljes rendezés előtt készíthetünk 1.írójegyzek.t, / I Magyar őrözágo« I____Levéltár
