Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - A levéltári iratanyag másodfokú mennyiségi számbavételének általános alapelvei és módszerei. • [1955.] [[ad 86401-17-1/1955 LOK] = MOL XIX-I-18-a]
II A levéltári iratanyag másodfokú mennyiségi számbavételének általános alapé Ivei »A Twxv*« 1 ./ A számbavételnél az el zetesen m'r rendezett iratanyagot a rendezésnek me gfelel ne nfkie.yészi tett alapleltarfta^ tagozódásában kell felvenni, gondosan üyel-• WÄ arra, hogy alapleltár és számbavétel tagodódása mindig pontosantmegegyezzék. Az alapleltáríapon feltüntetett tagozódást az alapleltári egységen belül is meg kell tartani. Ha a> számbavétel az anyagot valamilyen oknál fogva mégis-más tagozódásban venné fel, úgy ezt az alapleItáríapon szintén fel ke11 jegyezni és utólag az alapleltárat ennek meg-feleiben'módosítani kell. 2 ./ A számbavétel raktári egységenként történik. A szám. . bavé tel egysége tehát egyenlő azzal az irátérnennyiséggel, amely a számbavétel időpontjában felismerhetően'" elkülönülő,egyetlen raktári egységet képez. 3zt az egységet a számbavétel során attól függően, hogy könyv formájú, vagy más szótválászthatatlan /csak erőszakosan szétválasztható/ módon egybefoglalt iratanyagról, illetve szétválasztható formában egybefoglalt iratanyagról van szó, kötetnek illetve csőmének nevezzük. a./ A szétválasztható módon egybefoglalt iratanyag számbavételi egysége, a csomó, azon raktári egység, mely egyes iratoknak, esetleg akár füzeteknek ill. köteteknek is, elsősorban raktáré zási-célszerűségi szempontoknak megfelelően az irattári, esetleg a levéltári munka során kialakított elsődle es, formali s,Xbármikor változtatható rendű egybevonásá. lnnék megfelelően számbavétel szempontjából - belső rendszerre való tekintet nélkül - csomónak tekintendő egyes iratod, vagy akár kötetek mindazon összessége, melyet valamely kötözőanyag /heveder, szij, zsineg, drót* szalag/ egyetlen raktári egységgé von össze. Csomónak tekintendő' a kötö zőanyagot pótló burkolat: zsák, boríték, dosszié, gyorsfűző, doboz által egybefogott iratamennyiség is, amennyiben azon bőiül a csomó fentebb említett maghatározásának megfelelő kisebb raktári egységek már nincsenek. /Pl.: zsákban több csomó irat/. A számbavétel szempontjából persze nem tekintendő kisebb raktári egységnek a az egyes raktári egységeken belül elsődle ges^mar Inez ölési szempontból kialakult olyan kisebb szerves, vagy tárgyi egység, mint pl. valamely terjedelmesebb alapszám, kisebb tryyi, v"gy időrendi csoport. b./A könyvalaku, va^-y más szétválaszthatatlánul egybefoglalt iratanyag számbavételi egysege : a kötet. A kötetek közöl a kezelési se’ódletek: iktató, mutató, lajstrom, számsor,, s ezek különféle változatai, a számbavétel szempontjából mindig külön egységet képeznek, -tehát minden e.estben darabonként különkülön veendők számba. Mindon egyéb könyvalaku, va-y szétválaszthatatlanul egybefoglalt más*iratanyag abban az esetben, ha a számbavétel időpontjában nem darabonként itülön-külön, hanem többedmapávai csomó formájában összevonva őriztetik, a számbavétel során is csomóban veendő fel. Magyar Országos Levéltár
