Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Szűcs Jenő: Szempontok a családi levéltárak ismertető leltárainak elkészítéséhez. • 1954. [LH 1954/3-4. 92-104. p.]
- 100 -/nem feleslegesen aprólékos, öncélú/ megállapításai, egyes problémákra való utalásai valóban fontos, az anyagban aránylag kidoiíborodó forrásokra, sze®pontokra utalnak; amíg tehát a levéltárnak mint történeti forrásanyagnak swtgy vönálü, futőlagbs, általános /de tárgyhoz kötött/ tükrözését adja» Ezen túl - az ismertetés túl részletes, Gyakorlatilag ez azt jelenti, hogy a család- és birtoktörténet /a család és birtokok, s a rájuk vonatkozó forrásanyag fontosságához képest/ 5-6 oldalnál hosszabb ne legyen. A család történetének, az iratanyag vázának ismertetése után kell rátérni magára a levéltár történetére. Ahogy az előző közvetett^ általános vonalon a forrásanyag jellegét, az abban rejlő lehetőségeket világította meg, ez utóbbi a levéltár rendszerének, a nagy sorozatok egymáshoz való viszonyának magyarázatát adja meg, az iratanyag vázát, a rendszer szempontjabői. A probléma itt éppen az, hogy mig a hivatali levéltáraknál, regisztraturáknál az irattári-levéltári rendszer általában az iratanyag genetikus rendszerét tükrözi, annak többé-kevésbbé világos kifejezője - a családi levéltárnál az iratok genetikus fejlődését csak közvetve, a családtörténeten keresztül rekonstruálhatjuk, mig a levéltár rendszere mesterséges, tehát gyakran keresztül-kasul tagolja, szétbontja a meghatározott rendszerben keletkezett iratanyagot. Ki kell térni röviden a levéltár kezdeteinek, kialakulásának problémájára. A levéltár rendezésének korábbi fázisait csak annyiban kell érinteni, amennyiben valamilyen szempontból befolyással bir a végleges rendszer kialakulására• Ez után kitér az ismertetés a főbb sorozatok •» rendszerint a XVIII« század végén vagy a XIX.század elején történt - rendezésére, megmagyarázza az egyes egységek, sorozatok egymásra épülését. Itt tér ki az ismertetés a levéltárba esetleg bekerült idegen állagok származására, ezek kapcsolatára a levéltár anyagával. A levéltártörténeti rész tehát egyben a levéltári rendszer ismertetését is adja - a levéltári rendszerét, amelyet éppen a levéltártörténetbe ágyazva, kialakulásában, fejlődésében néz. Ezt a szemléletet különösen az összetett, sok állagból, sorozatból álló levéltáraknál kell hangsúlyozni: nem az egyes sorozatok levéltártörténetéről, rendszerének taglalásáról van itt szó /ez majd a maga helyén, a levéltárismertetés második részében következik/, hanem az egész levéltár struktúrájának, az egyes sorozatok egymáshoz való viszonyának ismertetéséről. Helyes, ha az ismertetés kitér arra, hogy milyen más levéltárakban találhatók a levéltárral rokon iratanyagok, forráscsoportok, amelyek mintegy kiegészitik a levéltárat. Tehát ha például a birtokos család egy tagjának külön levéltáráról van tudomásunk, amely nem olvadt bele az ismertetett levéltárba - ezt meg kell említeni, sőt, ha mód van rá, röviden ezt is ismertetni. Ezzel közelítünk az ideális leltárhoz: a forráscsoport kereteinek lehető legteljesebb kitöltéséhez. Meg kell emlékeznünk a levéltár története folyamán bekövetkezett pusztulásokról, csonkolásokról. Az öncéluság veszélyét ismét meg kell említeni. A levéltártörténetnek annyiban van jogosultsága, amennyiben a levéltár gyakorlatilag kialakult struktúráját magyarázza, megvilágítja. A felesleges részletezés /például a levéltárosok élettörténetének leírása, levéltári helyiségek, építkezésével kapcsolatos kérdések taglalása stb./ csak kárára van az ismertetés világosságának. Az eddigiekben az összetett levéltárakat tartottuk szem elhitt. Ezt tesszük akkor is, amikor helyesnek tartjuk, hogy a családtörténet és levéltártörténet kifejtése után a levéltár forrásanyagának általános értékelését,
