Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Oltvai Ferenc–Vörös Károly: A területi állami levéltárak alapleltárainak kiadásáról. • 1957. [LH 1957/3-4. 437-446. p.]
állami szakigazgatási szervek (minisztériumi alárendeltség szerinti tagolásban) igazságszolgáltatási szervek (csak az államiak, tehát 1870 utániak - a megelőzőek az igazságszolgáltatást gyakorló igazgatási szerv anyagánál lennének) érdekképviseletek és egyesületek (céhek, ipartestületek, kamarák stb, is) egyházi szervek (vallások szerint) kereskedelmi és ipari vállalkozások (kereskedelmi ágak, ill, iparágak szerint) bankok mezőgazdasági üzemek személyi ion dók, , Úgy véüük a lenti szervezeti séma olyan, melybe az állami területi levéltárakban található íondok legalább 90 %-át be lehet illeszteni. Minden csoporton belül először a Feudáliskori rész következnék, melynél az anyag a maga levéltáranként sajátos, egykori rendszerében kerülne leközlésre. Ezeknek egységesítése ugyanis - tekintettel arra, hogy az egykori rendezései: nem egy esetben teljesen felforgatták az irattári rendet s az irattári provenienciát is megszüntették - roppant és nem túlságosan hálás, sok esetben egyenesen megoldhatatlan feladatot is jelent. A polgári kori anyagok viszont már szigorúan szervenként elkülönítve, egyes tipikus szervek esetén pedig azon belül is az egységes sémák szerint tagolva következnének. Az egyházi szervek esetében azokat az iskolák nélkül közölnék: az egyházi iskolákat az államiakkal együtt tárgyalnék az állami szakigazgatási szervek t iskolai csoportjában, A személyi anyagok mindig annál a csoportnál lennének, amelyhez az illető személy funkciója köti őket: egy alispán működébe során létrejött személyi iratai a megyénél, papi személy iratai az illető egyházi szervnél, földbirtokos vagy családjának iratai (az un, családi levéltár) pedig a mezőgazdasági üzem anyagával együtt kerülnének tárgyalásra. A leltár általában a népi demokratikus átszervezéssel zárulna, a tanácsok és az államosított vállalatok működéséből származó iratokat már nem tartalmazná. Az egyes csoportok elején a rájuk vonatkozó (elsősorban a hivatalszervezet és hatáskör történeti) közös tudnivalókat rövid bevezető szöveg foglalná össze, mely után az egyes konkrét fondokra vonatkozó anyag már csak a legszükségesebb tudnivalókat tartalmazná: a fond címét, az évkort, mennyiségét, segédlettel való ellátottságának általános jellemzését (van-e segédlete vagy nincs, egész anyagára van-e vagy csak egy részére, a segédlet jellege: iktató, mutató lajstrom). Végül közölné az anyagot őrző állami levéltár nevét. Még rendezetlen anyag esetében - mikor tehát még ezeket a kérdéseket nem lehet megválaszolni - az anyag cime után csak azt Jelezzük, hogy «rendezetlen». Ez a csak belső használatra készülő sommás, viszont országosan egységes szempontok szerint felépülő és az egyes levéltárak és egyes fondok rendjét országos mértékkel mérő és egységes itö kiadvány (melybe esetleg be lehetne dolgozni az 0L most már egységes szervezési séma szerint csoportosított fondkartotéljának adatait is) lenne az alapja most már az egyes állami levéltárak útmutatóinak. Az útmutató tulajdonképpen az anyag tartalmának tárgyi-tematikai kibontásával továbbfejlesztett alapleltár, mely megtartja az alapleltár tagolását, tehát a levéltár anyagát változatlanul az országosan egységes belső szervezési rendszer szerint adja, viszont a helyi viszonyokhoz képest fontosnak, érdekesnek vagy lényegesnek talált fontíok esetében annak tartalmát kutathatási módozatait részletesebben vagy kevésbé részletesebben kibontva mondja el, most már narrativ formában, szükség esetén csomójegyzékkel bővítve stb, Lényegében tehát az alapleltárnak országosan egységesen megállapitott alapokon felépült, ezt az országosan egységes alapvetést tiszteletben tartó, részletes kibontásával azonban a helyi igényeihez, szükségletekhez és az anyag jellegéhez a legmesszebbmenően alkalmazkodó továbbfejlesztése. Ebből a differenciából következik. hogy mig a sommás országos kiadványt 1 év alatt is összeállíthatjuk, a részletes útmutatók kidolgozása több évig is elhúzódhat, - aszerint, hogy az egyes levéltárak mennyi időt igényelnek elkészítéséhez. Úgy véljük ez az az ut. melyet területi állami levéltáraink anyagának közzétételénél Járnunk keü. Nem mondhatunk le azokról az előnyökről, melyeket levéltári anyagunk centralizációja biztosit számunkra: az ország egész levéltári anyaga feletti egységes áttekintés és egységes tudo- 445
