Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Utasítás-tervezet az állami levéltárak alapleltárainak revíziójára. (Az 1958. évi terv előkészítésének melléklete.) • 1957.12.03 [13-02-01/21/1957 LO = MOL XIX-I-18-a]
- 2 « nünk azonban a lavé It árainkban őrzött iratanyag a' belső összefüggi sekre és a hivatalszervezet! szempontokra is tekintettel lévő végleges és tudományosan kidolgozott rendszerezését. B munka eredményeként tehát végső fokon a majdani teljes alapleltárki adványnak mintegy a csontváza, végleges tartalomjegyzéke készülne el és kerülne kiadásra. IV. Mit tartalmazzon tehát általában az ilyen rövidített alapleltári tétel? 1/ A tételben tartozó iratanyag óimét* 2/ Évkörét 3/ Amennyiben e tételen belül további tagolódás nyomai ismerhetők fel, ezeknek az alcsoportoknak rövid megnevezését a, b, c....alatt. 4/ Utalást arra, hogy a tételben foglalt iratanyagnak vannak-e segédletei és azok milyen jellegűek? 5/ B tételben foglalt iratanyg folyóméterben kifejezett mennyiségét. Az egyes fenti pontok értelmezése kapcsán a következőket kell megjegyezni: ad. 2/ Amennyiben az iratanyag jelenlegi rendezetlen állapotában az évkör egyszerű durva rendezés eredményeképpen sem állapítható meg pontosan, megközelítő adatokat kell megadni "kb" jelöléssel. ad. 3/ Amennyiben a tételbe tartozó iratanyag belsőleg tagolva van ugyan, de ez a tagolás az anyag jelenlegi állapotában nem ismerhető fel és egyszerű durva rendezési munkával sem állapíthatjuk meg, ezt a pontot ’’rendezendő'* szócskával kell megválaszolni. ad. 4/ Ide az anyag segédletekkel való ellátottságára vonatkozó általános adatokat kell Írni, Azt, hogy az anyagnak van-e segédlete csak háromféle módon lehet megválaszolni: "van" "részben van", "nincs". - Amennyiben az anyagnak van segédlete, illetve részben el van látva segédletekkel ezek jellem zésére a következő három kifejezés használhatós "iktató jellegű" "mutató jellegű" "lajstrom jellegű" - Amennyiben azonban az anyag jelenlegi rendezettség! állapotában segédletekkel való ellátottsága még durva rendezéssel sem állapit ható meg, e pont megválaszolása helyett csupán "—" jelet kell tenni. Magyar Országos
