Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató az ismertető leltár készítéséhez. • 1952. [864-135/1952 LOK]
- 11 -ismertetésénél, bármilyen is az anyag tagozódása, szükséges feltüntetni a következőket: 1, Az illető hivatal /hatóság/ keletkezesének, alakulásának és megszűnésének adatait. Mikor keletkezett, mikor szűnt meg? Milyen hivatal, /hatóság/ volt az előde, lett az utóda? Működése során milyen jelentősebb hivatalok /hatosatok/ olvadcak cele, váltak ki belőle, mikor történtek ezek a változások? Mi okozta keletkezését, megszűntét, a beolvadásokat és kiválásokat? hol volt a székhelye, mikor és miért változott? ' kik voltak vezetői, amennyiben ezeknek lényeges szerepük volt az említett változásoknál? Azaz az illető hivatal /hatóság/ külső t ö r t é ne t é ne k rövid összefog-2. Az illető, hivatalnak /hatóságnak/ a hivatalszer - . v . e ..z .etben elfoglalt helyére vonatkozó adatokat. A jelentősebb szervek Usül melyeknek volt alárendelve, melyekkel állott mellérendelt viszonyban, melyeknek volt fölöttes hatósága? Hogyan érintkezett ezekkel a szervekkel? Iratanyagában milyen szervekkel történt iratváltás jelenti.a túlnyomó többséget? 3. Az illető hivatal /hatóság/ területi illetékes- B_é S vonatkozó adatokat, Hatásköre milyen területre terjeőf £1, ez az illetékesség működése során mikor és miért változott? ■ ■ / 4. Az illető hivatal /hatóság/ s_z_e_r_v_o z 6 *.6 r e .vonatkozó adatokat. Ennél a pontnál azon1ôân"szëm “ëlôff “ ítéli "far ta ni , hogy a szervezet ismertetése csak arra terjedjen ki, ami az anyag tárgyi megvilágításához szükséges. Pl. kikor és milyen ügyosztályok voltak, működtek-e- állandó jellegű bizottságok? A szervezet részletesebb, a személyzeti viszonyokra vagy még tovább menve egyes tisztviselőkre is kiterjedő tárgyalása, amennyiben tárgyi tájékoztatást nem tud adni, nem szükséges, fegokolttá teheti azonban a szervezet részletesebb ismertetését, ha az anyag levéltári rendszere szorosan összefügg a. nivatal /hatóság/ szervezeti felépítésével, ez utóbbi az előbbit megmagyarázza, érthetővé teszi. 5, Az illető hivatal /hatóság/ h_a_t ás kör é_r e vonatkozó adatokat. Milyen ügyekkel foglalkozót^ hatásköré mikor és miért, hogyan bővült vagy szűkült? A hatáskör tárgyalásánál különbséget kell tenni aszerint, hogy az anyag levéltári rendszere tárgyí-e, vagy nem. Tárgyi levéltári rendszer esetében a hatáskör részletesebb, ismertetése felesleges, mivel az anyag tagozódása megmutatja,- hogy a kérdéses hivatal /hatóság/ milyen ügyekkel foglalkozott. Ilyenkor elegendő a .hatáskör főbb ágainak rövid összefoglalása. ka azonban a levéltári rendszer nem tárgyi, hanem más, a hatáskört bővebben kell kifejteni, mivel ilyen esetben ez a leginkább kézen-LOh. 52 - 9110,- TIT. ’ V .
