Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - A levéltár leltározása. (1951.04.05-1951.04.07-i levéltárvezetői konferencia 3. napirendi pont) • 1951. ápr. [sz. n.]
rend stbHa pedig ilyenkor még segédkönyvek sinc.senok, . a tárgy- ■ noghatározás szintű azt teszi szükségeséé,. hogy a leltározó darabról-darabra átnézze a kérdéses iratanyagot. y y , A t árgyf el tárásnál., de a leltározás .egyéb mozzanatainál is. nagy segítséget jelenti ha ismerjük annak.a szervne-k a történetét, amelynek működése során a. kérdéses iratanyag keletkezett, Ha,ismerem -annak a hivatalnak a hatáskörét; amink a. családnak a birtoklásait ,• ahelynek iratait rendez eu. $• sókkal könnyebben meg tudón határozni az iratok tárgyát./Szükséges tehát, hogy a'leltározó hivatal-, birtok-, család-^ stb. történeti oldalról is megközelítse anyagát, Num is szólva magáról a levéltártörténetéről, vagyis arról, hogy ni volt az iratok sorsa keletkezésüktől’á leltározás időpontjáig. Vigyázni kell azonban arra, hogy ezek-az elCtamluá-. nyok ne tévesszék szeri elől-a leltározás'igényeit és.kereteit, ne.” váljanak öncéínakká és túlméretezettekké. : Tisztán hivatal- vagy egyéb történeti-kutatás alapján téruészetesen nem lehet a tárgyat meghatározni. Legjobb támpontul napik az iratok szolgálnak nemcsak a leltározónak, haken a hivatal- stb; történetének is. ’ ■ ' A tárgynutatőzásnál fennáll az a veszély, hogy a leltározó szón elől téveszti, hogy leltárt ..kószit, non'pedig iratjegyzéket. / vagy mutatót,'hogy a tárgyát kell megállapitanij non pedig.az ira ” tok tartalmát. Ezen a ponton nagyon könnyen túllépheti az isnertető leltár kereteit. Ez a lehetőség annál' inkább fennáll, mert a törtónetkutatás elsősorban a tárgyrovat minél .alaposabb‘kidolgozáy sát várja az isiiértető leltáraktól. Sőt, m i terminológia szerinti' mutatót, ami nagyon hasznos, de túlmegy'az ismertető leltár köretein. A levéltár rendszerére, a bonne való kutatás-módjára vonatkozó adatok elsősorban az isuertetoleltárba tartoznak. Az alapleltár áég, ha annyit uond, hogy az imatok'nilyon rendben fekszcnek,.s nilyon segédkönyvek'vannak hozzájuk. Az ismertető leltárnak úindon mozzanatot, az iratokon látható finden feljegyzést, mii az anyag keletkezésével és rendjének kialakulásával kapcsolatos, .neg kell magyaráznia. Meg kell állapitmúa a segédkönyvek rendszerét, az iratokkal való összefüggését is.-Az anyag-használata szempontiából özek fontos kérdések, ít.t is hivatal- stb, történeti kutatások, nyújtanak segítséget a leltározónak. Itt kell kitérnem arra a kérdésre, hogy az anyag^rendezetlensége mennyiben akadálya az ismertető leltár elkészítésének. Kétségtelenül jobb ha ideálisan rcnk.zott,. uintaúllványozott anyagról kell ismert et őlelt árt készíteni. Ha azonban erre várnául:, nagyon soká nem készülnének ilyen leltárak, pelïg ezeket sürgeti s. kuta-z tás a levéltáraktól. Ha a rendezetlenség lien olyan, hogy a rendezés után egész uj levéltárrészok keletkeznek, ha az isnertetőleltár által megkívánt adatokat több-kevesebb pcntosBággal a .rendezetlen anyagra nézve is meg lehet állapítani^ a: ilyen anyag leltározását is el lehet végezni, a további rendezést minx elvégzendő feladatot je ki ve meg< ' ' ' v' Az anyag elhelyezésére, mennyiségére vonatkozó adatok inkább .az alapleltárhcz tartoznak, az isnertoto le.tározásnál külön felada- • tot nem jelentenek. ' ' Röviden ezek a legfontosabbnak'tűnő általános, elvi kérdések a leltározással kapcsolatban. Kérői: a s:aktársakur, ha munkájuk során akár általános, akár részi etprob]/ ma merült.-fel, azt „ismertessék, hogy közösen'megvitatva valamennyien tanuljunk belőle.
