Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - A levéltár leltározása. (1951.04.05-1951.04.07-i levéltárvezetői konferencia 3. napirendi pont) • 1951. ápr. [sz. n.]
I h à bor Győző: 1. c L levéltáruk kettős alapfólado.tának, az iratok őrzésének és aJaitatds számára használhatóvá tételének, nct'oldásában egyaránt nélkülözhetetlen levéltári segédeszköz t. leltár. Minden levéltárnak - levéltár alatt nőst intézményt értve - legelső kötelessége, hogy az őrizetében lévő iratanyagot valamilyen formában és módon leltározza. Ennek a követelménynek megfelelően került 1949-ben az Országos. Levéltárban f-lyó levéltári munka tengelyébe a leltározás, s orzért látta szükségesnek az. 1950-ben alakult Levéltárak Országos Központja, hogy - a .leltározási munka az ország valamennyi levéltárában meginduljon. Ez meg is történt. Ennek a munkának a során sok nehézség adódott, problémák vetődtek fel, s mindenki, aki leltározott a maga anyagával kapcsolatban különböző tapasztalatokat szerzett. Időszerű, s a LÓK vezetősége ezért hivta össze á a mai.értekezletethogy a különböző tapasztalatokat, u felmerült problémákat megbeszéljük, s igy az eddig adódott, vagy ezután jelentkező nehézségeket munkánkból kiküszöböljük. * Beszámolómban az Országos Levéltárban folyt leltározási munkák során leszűrt tapasztalatokat ismertetem, mégpedig általános vonatkozásban, amennyiben t.i. e tapasztalatok más levéltárakra . nézve is értékesíthetők. ó- -Lz Országos Levéltárban 1949 második felében és 1950-ben u.n,. alapleltározási munkák-folytak. 1950. végén került sor egy-két 1 lovcltárrésznél az u.n. ismertető leltár"előmunkálataira.■ 1950 végén jelent meg nyomtatásban az Országos Levéltár első levéltárrész ének ismertető leltára, amely még az 1949-i aluplcltározási munkák megindulása előtt készült el, s igy nem mindenben tudta az azok surnn nyert tapasztalatokat értékesíteni. A levéltári leltárnak ugyanis kétféle tipusa alakult ki, mind elméletben, mini pociig gyakorlatban: az alapleltár és az ismertető leltár. Ezzel kapósólaiban merült fel az az alapkérdés, hogy a mi az alapioltár és mi az ismertető leltár. ni'tartozik az egyikbe^.á és mi a másikba? ’ b Határvonalat huzni c két levéltári leltártipus között, kétség-" telcnül nem könnyű. Hiszen mindkettő leltár, mindkettő számbaveszi a levéltári anyagot. Az elhatárolást a kétféle leltár, között elméletileg azon az alapon véltem leginkább megvalósíthatónak, hogy megkülönböztetve egymástól minden levéltár kettős alapfeladatát: az iratok megőrzését és a történeti kutatás számára használhatóvá tételét, .az alapiéitárat az-első alapfeladat, az iratmegőrzés, az ismertető leltárát .a második alapfeladat,.'az’ iratoknak a történeti .kutatás számara -használhatóvá tétele .szolgálatába gondoltam rendelhetni, Eszerint aznalmplcltár az iratok őrzésére vonatkozó adatokat tartalmazná és- a levéltárak belső használatára készülne, az ismertető leltár pedig, -iratoknak a történetkutatás által való használata szempont mából szükséges adatukat tartalmazná és ennek megfelelően nyomtatásban is ue-gj el ennék. t ♦ Ez az elméleti megkülönböztetés K gyakorlatban nehézségekbe ütközik, amint a gyakorlatban az- iratok'őrzését és használhatóvá tételét sem lehet egymástól pontosan elválasztani. A levéltári lel- ■ ■ ■■' tárba.kerülő adatok közül a legtöbb olyan, hogy az iratok őrzésére és használatára egyaránt vonatkozik/1tehát nelye van mind az - alap-, mind pedig az ismertető leltárban. Csak egy példát emlitck. Noha elsősorban -az állványozás, tehát az őrzés szempontjából fontos,
