Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Vörös Károly: A magyar állami levéltári fond fondjegyzékének elkészítése. Benne: 124538/1958 LOK sz. rendelet. • 1958. [LH 1958/1-2 107-120. p.]
a az egyházi egyesületeknek fondjai, az egyházi Jellegtől függetlenül a maguk megtelelő fond cső* portjába (4. 44. 42. 9) osztandók be. ide osztandók viszont a volt híteleshelyi levéltárak anyagai. ad 45; Személyi fondok csoportjába csak tisztán személyes Jellegű anyagot szabad beosztani - ha a személy az iratokban kllejezödő tevékenysége valamely hivatalhoz (hivatali hagyaték), kereskedelmi stb. vállalkozáshoz, mezőgazdasági üzemhez, egyházi szervhez stb. kapcsolódik, az anyagot ott kell Jegyzékbe venni, az ott előirt Jegyzékeiéi szintnek megfelelő szinten. - Ide kell venni azonban az un. családi levéltárakat is. tehát az olyan Iratok összességéi melyek ugyanazon család több generáción át végzett iratképzö tevékenységének eredményeképpen alakultak ki, a birtokukban volt mezőgazdasági üzemek Irataival együtt. ad 47 ; A Tanácsköztársaság működése során keletkezett szervek iratanyaga elvben mindenütt külön fondnak tekintendő. Ebbe a csoportba azonban csak olyan fondokal kell beosztani, melyek irattárilag Jelenleg is ténylegesen el vannak különítve. Polgári kori szervek fondjaiba beolvasztott tanácsköztársaság! szervek után tehát a munka e fázisában külön nem kell kutatni Minden csoportot a Jegyzékben uj lapon kell kezdeni ( anélkül hogy a fond ok sorszámozását Is újból kezdenék). A lenti tagolás kizárólag a könnyebb áttekinthetőség céljait szolgába, tehát ebben a munkafázisban nincs szükség arra, hogy valamely fondnak csoportba sorolásánál Jelentkező esetleges problémák esetén a levéltárvezetö különösebb elvi meglontolásokat legyen. Ha valamely fond anyaga nem egyértelműen osztható be egyik vagy másik csoportba, akkor valamelyikbe úgy ossza be. hogy a fond címe elé a Jegyzék margójára piros ceruzával ?-et tesz. 4. Ha valamely gazdasági szerv iratanyagánál a levéltárvezetö - tekintettel az anyag forrásértékére vagy mennyiségére * állagszlnten való számbavételt Javasol (|d. IU/3 ponO, a Jegyzékbe az ilyen fond cime után piros ceruzával tegyen + Jelel 5. A Jegyzék 3 példányban készítendőd melyből kettőt a LOK-nak kell (elküldeni, egy pedig a levéltárnál marad. A jegyzékhez szükség esetén csatolható a fondjegyzék megfelelő számaira hivatkozva egy olyan másik Jegyzék, mely az egyes fondok kialakításával kapcsolatos esetleges megjegyzéseket vagy problémákat mondja el. Ezt azonban csak valóban a legindokoltabb esetekben kell alkalmazni. 6- A Jegyzék beküldésének határideje 4958, május 4. A Jegyzék elkészítése ezen idő alatt a levéltárak központi feladatának tekintendő s a határidőre történő elkészítés érdekében minden más, nem halaszthatatlanul sürgős munkál el lehet halasztani Ha a jegyzék elkészítése során bármilyen probléma merülne fel ez a LOK-nak azonnal Jelentendő. Kívánatos azonban, hogy ezeket a problémákat a lehető legkonkrétabb formában megfogalmazva. Juttassák el a LOK-hoz. hogy arra minél egyértelműbb és világosabb választ lehessen adni XXX útmutató a feudális és polgári kori törvényható .Ságok és megyei városok levéltárainak fond okra és állagokra történő tagolásához Az alább következő útmutató szempontjait a törvényhatóságok és megyei városok levéltárainak fondokra és állagokra tagolásánál a lehető legmesszebbmenöen be kell tartani. Törvényhatóságnak ill. megyei városnak tekintendő minden 4949. Január Hn ilyen elnevezés alatt fennállt szerv tekintet nélkül korára vagy korábbi jellegére. Nem vonatkozik azonban az útmutató hatálya Budapest székesfőváros levéltárára. Valamely törvényhatóság (vármegye, (hj. várod ÜL megyei város) levéltárába tartozónak szigorúan csak a (örvényhatoság (vagy megyei város) mint autonóm testület Sietve a törvényhatóság élén álló főispán) által létrehozott általa választott vagy kinevezett fizetett és elsőfokon neki íelelős szervek és személyek működése során keletkezett iratanyagot lehet tekinteni. — Nem tartoznak te446
