Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - A levéltári segédletkészítés kérdései. Konferencia. Benne: irányelvek az útmutató elkészítéséhez; szempontok a fondjegyzék-szerkesztéshez. • 1960. [LH 1960/2. 3-39. p.]
adatot sem nem növeli azt anyag őrzésének biztonságát Az útmutató negativ értékelése leginkább a fond szinttel szembeni elégedetlenségből fakadd Azok akik az alapleltárak folytatását fölös legesnek tartják, a legnagyobb mértékben szükségesnek ítélik meg állagszintü útmutatók készítéséi Amint a beszámolóból kitűnik, a vélemények a napirenden levő kérdések tekintetében igen eltérőek. Úgy vélem mégis, hogy sikerül majd e kérdésekben közös nevezőre jutni» egységes fel fogást kialakítani Ehhez kell, hogy a most meginduló vita hozzájáruljon, ++ 4- ! IV, irányelvek az útmutató ( tájékoztató) munkautasitásának elkészítéséhez (Kidolgozta a Levéltárt Módszertani Kollégium segédletkészítést bizottsága) A levéltári Útmutató vagy tájékoztató olyan átfogó Jellegű (egy-egy levéltári intézmény egész iratanyagára kiterjedő) levéltári segédlet mely a levéltárak Tondok szerinti szerves felépítését követve., összegező tormában közli a kutatóval az iratok felhasználásához szükséges, levéllárügyünk fejlődésének mai fokán megkívánható ismereteket Ahhoz, hogy valamennyi (elsősorban területi) levéltárunkról egységes szempontok szerint egyöntetű alakban és a véglegesség igényével készülhessen el az útmutató (tájékoztató), a követ kezű előfeltételek szükségesek; 4. a tondjegyzéknek (áttekintésnek) a levéltári anyag szerves tagolódását tükröző, végleges formában való rögzítése, 2» az iratoknak legalább őrzési (raktári) egységekig haladó rendezése, 3. az Így rendezett levéltári anyagnak őrzési (raktári) Jegyzékbe foglalása.. 4. a levéltári anyag kezelésével (elsősorban rendezésével, továbbá selejtezésével) kapcsolatban szerzett ismereteknek, tapasztalatoknak tondok szerinti nyilvántartásban ttond-dossziéícban) való öszszegyüjtése., « _ Az útmutató célja a tájékoztatás, a levéltári anyag felhasználásának elősegítése. Ennek megfe lelően döntően az iratok tárgyáról és felhasználásuk módjáról kell lelvilágositást adnia; a tárgy kö rülirása végett - addig a mértékig, ameddig ez a szempont megkívánja * a fondképző szervről s a levéltári anyag sorsáról is tájékoztatnia kell.. Ehhez képest levéltári intézményenként a következőket közli: a levéltárak neve és évkoré, a levéltárnak (illetőleg egyes részeinek) levéltár története, a rendcsoportok megnevezése és óvköre, a fond illetőleg állag sorszáma (betűjele), neve, évköre, ier Jedelme; a fondképző szerv külső története (létrejötte, átalakulása, megszűnése, fölé , alárendeli és társszervei, területi illetékessége) ; a fondképző szerv szervezete, hatásköre, ügykezelése, ügykö rei. iratainak tárgya (ügyfajták) ; a fond, illetőleg állag iratanyagának tagolódása, levéltári rend szere, rendezettsége, selejlezettsége. a benne tapasztalt hiányok ; a fondhoz, illetőleg állaghoz ren delkezósre álló segédletek, a kutatás módja. (Magánlevéltárak, gyűjtemények esetében az útmutató mondanivalója a fonképzö vonatkozásában természetesen egyszerűsödik.) Mindezeket az ismereteket az útmutató a levéltárnak fond ok szerinti szerves felépítése rend jében közli, oly módon, hogy felülről lefelé ; levéltártól fondcsoportokon át fondokig, illetőleg álla gokig haladva mindig a nagyobb egységnél mondja el, ami arra (tehát a benne foglalt kisebb egy ségekre együttesen) jellemző, a kisebb egységeknél pedig már csak az azokat speciálisan érintő tudnivalókat közli, [g y a levéltárak nevét és évkörét követően közlendő szöveg csak a levéltár történetre terjed ki ( viszont fondok. állagok esetében lovéltártörténeti megjegyzésekre csupán ak kor kerül sor, ha ebben a tekintetben az egész levéltárétól eltérő különleges sors Jutott nekik ősz tályrészül). A fondcsoportok megnevezését és évkorét követően, ha a csoport egy korszak küMa böző fondjaít fogja össze, e fondokra együttesen vonatkozó esetleges levéltár történeti és szervtőr téneti felvilágosítás, ha pedig a fondcsoport azonos tipusu fond okból tevődik össze, e fondok sor számának, nevének, évkörének és terjedelmének felsorolása után a valamennyi odatartozó fondot egyformán illető többi tudnivaló együttesen következik. Egyébként a Tondok sorszám-, név . évkör és terjodelem - adatai után külön-külön kerül elmondásra minden további tudnivaló, kivéve ha a fond állagokra tagolódik. Ebben az esetben ugyanis a szerv tör téneti tájékoztatás, beleértve a szer 24
