Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Javaslat a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek módosítására. (1985.10.01-1985.10.02-i hajdúszoboszlói igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1985.09.10 [68485/1985 XVIII. LO]
14 Ha egyes, azonos típusú szervek iratait gyüjtemény-jellegű fondokká vonjuk össze, akkor a régi számok az egyes állagok után szerepelnek. Utóbbi megoldás különösen javasolható a tanácsi iratoknál, ahol a korábbi utasításokból származó egyenetlenségeket így minimális munkával meg tudjuk szüntetni. A szervezeti változások tükröztekéséhez ugyanis nemcsak a túl nagy egységeket bonthatjuk részeire, hanem arra is lehetőség van, hogy a minden átszervezést tükröző kis terjedelmű fondokból - a gyüjteményes-fond képzés elvei alapján - egy-egy- szakigazgatási szerv állagai legyenek. Az eredeti fondszámokat azok megszűnése esetén sem lehet újra kiosztani. Ezért nem szükséges az átszámozás abban az esetben sem, h'a a korszakba tár módosítása miatt egy fond a másik főperiódus megfelelő főcsoportjába kerül. Téves besorolásnál javasoljuk az uj fondszámok átvezetését, hogy a hibákat ne rögzítsük, de a megszűnt számot uj fond ekkor sem kaphatja meg. Át kell számozni viszont a fondokát a számkeretek módosítása esetén. Ilyenkor a változás a magasabb számokhoz tartozó fondokat teljes egészében' érinti, az alacsonyabb számkénét folyamatosan tovább bővítendő. A módosítást mind a te'rvs ta tisztikán , mind a fondtörzskönyvi lapokon keresztül kell’vezetni. X. Az uj fondjegyzék-szerkesztési utasítás a tanácsi levéltárak számára készül, igy a felszabadulás utáni időszakból a szaklevéltárak, archívumok gyűjtőkörébe tartozó fondokat a példatárban nem szerepeltetjük. Az anyag értelemszerűen érvényes lesz Budapest Főváros Levéltárára is, amelynek speciális problémáira az adott pontokon felhívjuk majd a figyelmet. Elvileg lehetőség van arra, hogy a lefektetett alapelveket a fond- és állagképzés, a fondfőcsoportok, gyűjtemények ’vonatkozásában a nagyobb szakltevéltárakban és a? Uj Magyar*Központ i Levéltárban is alkalmazzák, ami már eddig is gyakorlat volt, az utasítás példatárában azonban elsősorban a megyei levéltárak irataival kívánunk foglalkozni. ■' ' ' . ~ Budapest, 1985. szeptember
