Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Javaslat a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek módosítására. (1985.10.01-1985.10.02-i hajdúszoboszlói igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1985.09.10 [68485/1985 XVIII. LO]
10 adataikat elvesztették, és 1972-től. a megyei, városi végrehajtó bizottságok külső egységeiként működtek. Ezért célszerűtlen lenne - csupán a területi elvre hivatkozva - a járások fondcsoportjába helyezni azokat, hiszen nem az 1971-ben megszűnt járási tanácsnak, hanem a megyei tanácsnak voltak területi hivatalai. A járási tanácsok és járási hivatalok egy-egy osztálya ettől függetlenül kaphatott azonos feladatokat, mivel egy sor igazgatási tevékenység - amire már korábbi időszakokban is volt példa - nincs közvetlen kapcsolatban az önkormányzattal. A járások, városok /járási jogú városok/ esetében a fondjegyzék javasolt szerkezete hasonló a megyeihez, illetve a megyei/jogu/ városihoz, lehetőség van azonban arra, hogy az e■ ■ « gyes levéltárakban a rokon funkciókat ellát'ó szakigazgatási szervek iratait /pl. ipar-kereskedelem, t erv-pénzügy-munkaügy stb./ egységes fondokba összevonják. A községi fondok számkeretét - vállalva az ezzel járó átszámozást is - a városok számának növekedése miatt kellett 1001-től meghatározni. A különféle tipusu községeket /nagyközség, kisközség/, valamint a közös tanácsú községeket a fondjegyzékben továbbra is abc rendben soroljuk fel, utóbbiak esetében a szék h elyközség neve az irányadó. A közös tanácsú községek fondjainak elmében fel. kell tüntetni a társközség nevét, az 1985-ben megszervezett elöljáróságok iratai pedig - ha történeti értékűnek minősülnek - állagoknak tekintendők. VII . Levéltári rendezések alkalmával sokat vitatott kérdés a gyűjtemények kialakítása is. Régi gyakorlat az, hogy egyes, különösen értékes iratféleségeket /pl. oklevelek/ kiemelnek eredeti helyükről, és azokat - tárgy vagy időrend szerint csoportosítva - külön kezelik. Szintén régi hagyomány a 18-19. századi kéziratos térképek kiemelése. Ez részben az anyag speciális kezelésével, részben pedig azzal indokolható, hogy a térkép maga is önálló szellemi termék, amelynek jelentősége messze túlmutat azon az iraton, amelynek mellékleteként őrizték. Sokszor kerülnek a levéltárba - vásárlás, ajándékozás vagy egyéb utón - a regisztra-
