Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - A levéltári segédletkészítés kérdései. Konferencia. Benne: irányelvek az útmutató elkészítéséhez; szempontok a fondjegyzék-szerkesztéshez. • 1960. [LH 1960/2. 3-39. p.]
összehívta, s azt a reményt kelti, hogy ez az ankét nem lesz egyhangú, s az Itt elhangzó viták hozzájárulnak majd egy egységesebb levéltári szemlélet kialakításához, megkönnyítik a kővetkező évek munkaprogramjának lefektetését, Olyan időket élünk. amikor a magyar levéltár tudomány történetében is uj korszak kezdődik, a hagyományos felfogással szemben uj eszmék vetődnek lel, az eddigi elmélet és gyakorlat felülvizsgálata válik szükségessé, a célkitűzések tisztázása és a technikai módszerek kidolgozása utján megkíséreljük a hazai levéltári gyakorlatot a felmerülő társadalmi igényekkel összhangba hozni. Ezért nem LarUnk a jelenleg fennálló véleménykülönbségeket károsnak, hiszen mögöttük a legtöbb esetben ott vannak a különböző elméleti és gyakorlati meggondolások* amelyeket a jövő munkaprogram lefektetésénél valamilyen formában tekintetbe keli venni. A négy kérdés, amit a Levéltári Osztály a kartársakhoz intézett Összefonódik abból adódóan, hogy valamennyi egyazon problémakörben mozog. Ezért a válaszok is olyanok, hogy mindegyik pontjuk a többieket is érinti, s nehéz őket szigorúan elkülönítve vizsgálni. Amikor megkísérlem, hogy a válaszokról rövid összefoglalást adjak, mégis külön veszem a négy kérdést, s ezek szerint igyekszem az összefoglalást rendszerezni hangsúlyoznom kell azonban, hogy min den kérdésre adott válasz csak a többiekre adott válasszal együtt teljes és együttesen érték eb hető. * L Az első kérdés így hangzott: Mi a véleménye a levéltárakban eddig készült készülő és publikált segédletekről a levéltári anyag biztonságos megőrzésének szempontjából? A kartársak egy részének - az elégedetteknek - az a véleménye, hogy eddigi segédleteink a célnak megfelelnek, hogy alapleltár, fondjegyzék és raktári jegyzék «eddig a legkisebb zökkenő nélkül szolgálták a megőrzés szempontjait*. Ezzel szemben vannak maximalisták, akik azt állítják, hogy segédleteink csak kis mértékben szolgálják a biztonságos megőrzést hogy a célnak tulajdon képpen egyik ük sem Felel meg, hogy még a raktári Jegyzékek és repertórium ok sem szolgálják az iratanyag «abszolút biztonságos megőrzését*. Egyik hozzászóló szerint eddigi segédleteink csak fél megoldást jelentenek s ezért csak átmeneti Jelleggel bír hatnak. Ettől eltekintve nagy űrt töltenek be, s ideje volt, hogy levéltáraink legalább a mai szintig eljussanak iratanyaguk biztonságosabb meg őrzése céljából, A publikált segédletek inkább a tájékoztatást, mint a biztonságos megőrzést szolgálják, s felmerült az a kívánság is, hogy segédleteink több adatot tartalmazzanak a «raktári biz tonságröl és őrzési viszonyokról*, mert az iratanyag mennyiségének folyóméterekben való kifejezése nem alkalmas arra, hogy kisebb hiányok megállapítását lehetővé tegye. Az egyes segédlettipusok közűi a fond HL állagjegyzéket a karlársak ellenvetés nélkül fontosnak ítélik meg, Egyik Javaslat szerint helyes, ha ilyen jegyzék az irattárakban kintlevő Iratanyagról is készük Az alapleltárak tekintetében már eltérőek a vélemények. Van, aki szerint az alapieb tár a célncak megfelel és elegendő, részletesebb segédletek, mint raktári Jegyzékek, készítésére nincs ís szükség. Más ezt tartja a legjobb segéclettipusnak. mort rajta a változásokat keresztül lehet vezetni. tehát a bejegyzés a meglétet bizonyiba. Ezzel szemben többen vannak azon a véleményen, hogy az alapleltár eddigi formája nem felel meg a célnak. A sok rendezetlen állaggal rendel kezö vidéki levéltárak alapleltárai szerintük csak igen kis szolgálatot tesznek a biztonságos megőrzésnek. Van, aki úgy véli, hogy az alapleltár uj, Undok szerint tagolódó formájában jobb, folytatását mégsem javasolja. A raktári jegyzéknek csak ellenzője akad, viszont nagy számban vannak lelkes pártolót Az ellenvéleményt nyilvánító szerint a raktári jegyzéket nem használják, s felesleges olyan segédleteket készíteni, amelyeket sem a kutatók nem igényelnek, sem a levéltári dolgozók nem használnak, sem a pub likálás szempontjából nem felléüe nül szükségesek, A többség szerint azonban a raktári jegyzék elégili ki leginkább a megőrzési szolgáló nyilvántartás követelményét Többen azt kívánták, hogy ezt a segédlettel tát a teljes levéltári anyagról készítsük et s minthogy ez a legforáosabb, addig, amíg ez el nem készült, másfajta segédletet ne is csináljunk Van, aki szerint csak minden rendezett állagról keil elkészíteni, s azután hosszú ideig alkalmas lesz arra, hogy a biztonságos őrzés céljának megfeleljen, Egyesek szerid Fel kellene benne tűntetni numerikus rendszerű iratanyagnál a hiányzó számokat is. Egy másik hozzászóló alegki 49
