Segédletkészítés, adatbázis-építés
Laczlavik György: Egy merész vállalkozás és tapasztalatai (2016–2018) A Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára. 1526–1570 közötti iratainak feltárása, digitalizálása és feldolgozása. Levéltári Szemle, 68. (2018) 4. 41-49.
Egy merész vállalkozás és tapasztalatai (2016-2018) minden egyes iratot feldolgozunk, sőt az iratokban átírt oklevelek is külön rekordba kerülnek, természetesen a befoglaló irattal összekapcsolva. Az átírt oklevelek jelzetét - az előfordulás fizikai sorrendjében - /1., /2. stb. elemekkel különböztetjük meg az átíró oklevelek jelzetétől. Ugyanez igaz a másolati füzetekben/könyvekben fennmaradt iratokra is. Összefoglalóan a befoglalt és befoglaló iratok elnevezést használtuk ezekre. Amennyiben 1526 előtti iratokat is tartalmaznak a befoglaló iratok, oklevelek, ezeket is rögzítjük - alapadatokkal - az adatbázisban. Nagyon fontos eredmény, hogy a személy-, testület- és helyneveket névtéradatbázis segítségével dolgozzuk fel. Az irat szövegében szereplő és azt aláíró valamennyi személy nevét rögzítjük.13 A testületek - technikai okokból - külön mezőt kaptak, így a konventek, a Magyar Kamara, a vármegyék stb. oda kerülnek. Azt is feltüntetjük egy bővíthető lista segítségével, hogy az adott személy milyen minőségében (szerepkörben) jelenik meg a leírt iratban.14 A nevet - amennyiben biztosan eldönthető - a névtérben rögzített normalizált alakban, azzal összekötve visszük fel az adatbázisba.15 Ha a nevet, azonosítás hiányában, nem tudjuk normalizált alakban felvenni, akkor betűhív formában vesszük fel. Fontos a kereshetőség érdekében, hogy a feltárás során talált névváltozatokat is rögzítjük a névtérben. 13 Nem kötelező ugyanakkor felvenni az összeírásban szereplőket, a méltóságsorban felsoroltakat, a kihirdetési záradékban említetteket. Rájuk azonban a kitöltő felület végén található „Megjegyzés” rovatban utalni kell. 14 A leggyakoribbak: „Létrehozó neve”, „Címzett”, „Kedvezményezett”, „Egyéb személy”, „Az irat kiállításában résztvevő egyéb személy”. 15 A normalizálásra vonatkozó alapelveket a már említett utasításban természetesen részleteztük. 16 Lehetséges szerepek: „Létrehozás helye”, „Másolat kiállításának helye”, „Hitelesítés helye”, „Birtok”, „Szövegben leírt egyéb hely”. 17 Ekkor „Nincs adat” kerül a mezőbe. A személy tisztsége nem része a névnek, a tisztséget a névtérben rögzítjük. Ettől a munkától jelentős új eredményeket várunk. A vármegyei közigazgatástörténet kutatását például 312 szolgabíró és 250 alispán nevének rögzítésével, vagy hivatali idejének pontosításával segítettük már eddig is. Ugyanez igaz a nagybírák (nádor, nádori helytartó, országbíró, személynök) 44 ítélőmesterére is. 192 kamarai tisztviselő (titkár, tanácsos, írnok, számvevő, számvevő segéd, futár stb.), 83 harmincados, 23 fizetőmester nevét sikerült tisztázni, amelyek közül sokakat nem ismert eddig a szakirodalom. A feltárt kapitányok, várnagyok (castellanusok) nemcsak a hadtörténeti kutatások, hanem a gazdasági officiálisok, praefectusok, provisorok stb. adataival együtt a birtok- és helytörténet számára is fontosak. A helyek rögzítése is szerepek szerint történik.16 A „Létrehozás helye” mező mindenképpen kitöltendő akkor is, ha valamilyen okból hiányzik az iratból.17 A helyneveket a névtérből vett normalizált alakban visszük fel, az eddig még nem ismert változatokat a névtérben feltüntetjük. Betűhív formában vesszük fel azokat a helyneveket, melyeket a feldolgozás során nem sikerült azonosítani. 2018/4. 45
