Segédletkészítés, adatbázis-építés
Laczlavik György: Egy merész vállalkozás és tapasztalatai (2016–2018) A Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára. 1526–1570 közötti iratainak feltárása, digitalizálása és feldolgozása. Levéltári Szemle, 68. (2018) 4. 41-49.
Lacziavik György két főosztály (1945 előtti kormányszervek, Magánlevéltárak és gyűjtemények), az Állományvédelmi és reprográfiai osztály, valamint az Informatikai és e-levéltár osztály vett részt. A levéltár hatalmas vállalkozása három (illetve négy) nagyobb munkafázisra bontható: 1. az iratok feltárása és digitalizálásra történő előkészítése, 2. digitalizálás, 3. az iratok feldolgozása, 4. online közzététel. Az MNL reformációs projektbizottságának4 döntése alapján az előkészítést mindkét főosztály saját hatáskörben szervezte, a digitalizálásért az Állományvédelmi és reprográfiai osztály lett a felelős, a feldolgozás szakmai irányítását pedig jelen sorok írója vette a kezébe. 4 Kovács Eleonóra (projektvezető), Rácz György országos levéltári, Fülöp Tamás megyei főigazgatóhelyettes; Puskás-Paulik Ágnes és Tóth Judit fölevéltárosok projektbizottsági tagok. 5 Czikkelyné Nagy Erika: Levéltári reprográfia, módszertani kézikönyv. Bp., 2014. p. 38-74. 6 A jelzetstruktúrát - amennyiben nem volt - nem csak a projektben feldolgozandó iratokra kellett megállapítani, hanem a teljes törzsegységre. Ez jelentős többletfeladatot okozott az előkészítés során. 7 Az alapelvek elsősorban a Magánlevéltárak és gyűjtemények főosztályára értendők. Az 1945 előtti kormányszervek főosztályának iratanyaga ettől némiképp eltérő. 8 Ennek elsősorban levéltár-technikai okai voltak. Ugyanazon levéltári egységen belüli eltérő előkészítés a későbbiekben problémákat okozna. Mindez azt is jelenti, hogy jóval több iratot készítettünk elő, mint amit a projektben eredetileg terveztünk. Feltárás és előkészítés A feltárást a már meglévő segédleteink segítségével végeztük el, új kutatásokat nem folytattunk. A feladat azonban ennek ellenére sem volt egyszerű, hiszen sok esetben ezek a segédletek nem kellően pontosak, sokszor éppen az évkör hiányzik, vagy csak század pontossággal állapították azt meg elődeink. További nehézséget jelentett, hogy szándékunkban állt a másolatban vagy átiratban fennmaradt iratok feltárása is. A feladat nehézségére tekintettel természetesen nem törekedhettünk a teljességre ebben az esetben. Az iratok előkészítését az Országos Levéltár szakemberei által kidolgozott elvek alapján végeztük.5 A korábban felhalmozódott tapasztalatok azonban nem bizonyultak mindig elegendőnek, számos új problémára kellett megoldást találni a munka során. A digitalizálásra történt előkészítés jelen esetünkben azt jelentette, hogy minden egyes iratot önálló azonosítóval, vagyis jelzettel láttunk el, majd ezen belül az egyes oldalak oldalszámot kaptak. A jelzet megállapítása azonban nagyon sok esetben nehézséget okozott, ugyanis az adott törzsegységen belül korábban nem létezett jelzetstruktúra.6 Erre vonatkozóan az alábbi alapelveket dolgoztuk ki:7 az évrendezett iratok esetében az iratok mennyiségétől függően vagy 1-től sorszámoztuk a teljes anyagot, vagy ha túl nagy mennyiségről volt szó, akkor évenként újrakezdődő sorszámozást alkalmaztunk. Tárgyrendezett anyag esetében folyamatosan numeráltuk az adott tételt. Ebben az esetben nemcsak az 1526-1570 közötti részt, hanem az egész tételt, ha nem volt beláthatatlan mennyiségű.8 A lajstromozott iratok esetén termé42 Levéltári Szemle 68. évf.
