Segédletkészítés, adatbázis-építés

Darabszintű - Korszerűbb adatfeldolgozási módszerek a levéltári munkában. (1976.09.21-1976.09.23-i kecskeméti igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1976.07.29 [27122/1976 IX. LIG]

- 15 -Az alábbi fontosabb adatok nyilvántartására gondolhatunk:

A szerv neve, jelzőszám, telephelye, jogelődje /voltnem volt/, szervezeti felépítése /egységes-részlegekre bomlő/, ágazati felügyelete /OM-KK-^M-PM stb, ,/ iktatás szervf^etc /központi-decentralizált-vegyes/, iktatás módja /sorszámos, alapszámos, csoportszámos, alszámokra tagolódó- egyéb/, irattárolás módja /csomó—dj* 'ié-dobozastb/, külön irattár /van-ninos; jó-rossz/, irattáros személye /van-nincs; képzett-képzetlen/ stb,

A kódolt adatok mellett természetesen szöveges formában szerepelhetne a lyukkártyán minden egyéb más adat is, amelyet a korábbi nyilvántartás formája megkövetel.

Mutatókészitás peremlyukkártyán

A levéltárakban hagyományos személyi-, tárgyi- és helymutatók készítése, illetve a mutatócédulákra kigyűjtött adatok összeválogatása is sokkal gazdaságosabban történhet , hu •perem» lyukkártyát alkalmazunk már az előkészítő munka során,

Egy-egy kár.tyára írjuk le az irat, jegyzőkönyvi bejegyzés egész tartalmi lényegét: plt Nagy Péter visznek! lakos építési engedélykérelme, vagy Adácsi óvoda felújítása stb, A materiális és lokális adatokat az előre elkészített kódjegyzék számai szerint lyukaszthatjuk, a perszonális adatoknál a vezetéknév első betűjét jelöljük /A

gyakrabban

előforduló nevednek: Nagy, Kis, Molnár stb, ' akár külön kódszámot is adhatunk./ Természetesen a kártyára kerül az irat évköre, jelzete is.