Selejtezés

XXIII. Tanácsok - Selejtezési mintajegyzék az 1950-1951 között keletkezett iratokhoz. Bevezető. • 2001. máj. [sz. n.]

Selejtezési mintajegyzék az 1950 -1951 között keletkezett iratokhoz Jelmagyarázat I Főváros II. Megye III. Fővárosi kerület IV. Járás V. Város VI. Község NS Nem selejtezhető S Selejtezhető 75 75 év után selejtezhető M Mintavétel után selejtezhető A jegyzék alapja a Botár Olivér nevével fémjelzett 69/1948 MT. sz. határozattal életbe léptetett ún. rendszámos iratkezelési utasítás. Az egykorú utasítás, a rendszer elvárásainak megfelelően, a központi egységes állami iratkezelést és irattározást tűzte ki célul, így minden állami szervet magában foglalt. Ebből az elvből következik, hogy a tanácsi szervek a rendszámoknak csak a kisebb hányadát használták fel. Miután az utasítás célja elsősorban az iktatás centralizálása volt, az eredeti utasítás nem tartalmazott a selejtezhetőségre és a levéltári átadásra vonatkozóan adatokat. A feladat ennek megfelelően az egykori ügykörökhöz tartozó iratok selejtezhetőségének értékelése volt. Nehezítette a munkát, hogy a levéltárakba ezekből az iratokból leginkább az ügyviteli selejtezés után visszamaradt történeti értékű iratok kerültek. A jegyzék összeállításakor a selejtezési javaslat mellett nem tartottuk szükségesnek a levéltárba adási javaslatot, mivel az érintett iratok már a levéltárak őrizetében vannak, illetve a nem selejtezhető jelzés az átadásra is irányadó. Célszerűségi okokból a selejtezhető - nem selejtezhető megjelölés mellett alkalmaztuk a személyzeti iratok megjelölésére a 75 éves selejtezhetőségi időt is. Szeretnénk javasolni a Kollégáknak, hogy a 75 éves őrzési idő ellenére a teljesnek mondható ún. személyi dossziékat vegyék levéltári kezelésbe, a korszak indokolná, hogy a történelem szereplőiről is őrizzünk meg információkat. A tanácsoknál nem használatos rendszámok miatti hiátusok ellenére a teljes utasítás használata mellett döntöttünk, abból a meggondolásból, hogy a Kollégák kiegészíthessék saját anyaguk alapján a terv mintát a még előforduló rendszámokkal. Jegyzékünk tekintettel arra, hogy a rendszám ügykör csoportokat jelölt, tételszintű selejtezést tenne lehetővé, mi ennek ellenére ügyiratszintű selejtezést javaslunk. Szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy az egykorú iktatókartonok a tételeken belüli ügyiratszintű ellenőrzést is lehetővé teszik, s a kartonok alapján a selejtezés megkönnyíthető. Felhívjuk a figyelmet arra is, hogy minél alacsonyabb szintű a selejtezés alá vont tanács, az irataiban annál inkább jelentkeznek az értékes helyi sajátosságok, s így a selejtezés célszerű még gondosabban végezni.