Selejtezés
Általános - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. • 1999. [LSZ 1999/3. 13-28. p.]
nek célja a levéltárosok állományvédelmi továbbképzése. Szeretnénk remélni, hogy ismereteink gyarapításával biztosabban tudunk majd dönteni a nyilvánvaló megsemmisítési esetekben, s ha mégsem, a bizottság meg tudja szervezni a szakértők helyszíni megjelenését kritikus esetekben. IV. Selejtezési mintajegyzékek A levéltárakban folyó selejtezési munkát előkészítő iratértékelés hosszú évek szakmai gyakorlatának eredményeként selejtezési mintajegyzékekben ölt testet. Az elmúlt 50 évben központi munkautasítások formájában kaptuk meg a selejtezésekhez szükséges mintajegyzékeket. Az előadásomra készülve átvizsgáltam a levéltári selejtezésekkel foglalkozó központi utasításokat és megállapítottam, hogy a nagy iratbegyűjtések után viszonylag rövid idő múlva készültek tervek és utasítások a beszállított iratanyag átselejtezésére. Az idősebb kollégák jól emlékeznek az adófőkönyvek, a járási szolgabírói iratok, az árvaszéki iratok selejtezési kampányára, elmondhatjuk, hogy a visszaemlékezés vegyes érzelmeket vált ki. A központi utasítások mellett egy másik kezdeményezésről is meg kell emlékeznünk. Amikor nyilvánvalóvá vált, hogy az 1970 után megjelent irattári tervek mennyiségében túl sok nem selejtezhető tételt tartalmaznak, megindult a szakmai elméleti egyeztetés a nem selejtezhető tételek felülvizsgálatára. Erdmann elnök úr volt szíves és rendelkezésemre bocsátotta az elvégzett munka eredményeként született jegyzék kéziratokat, azért csak kéziratokat, mert a felülvizsgálat nem fejeződött be. Ez a próbaselejtezésekkel egybekötött munka a nem selejtezhető, levéltári átvételre kerülő iratok minimum-jegyzékének elkészítésére helyezte a hangsúlyt, s az ügyviteli őrzési idők átértékelésével nem foglalkoztak. Az iratértékelési munkában jelenleg a szervtípusonkénti mintajegyzékek készítése került előtérbe, ezekről szeretnék rövid tájékoztatást adni. Gazdasági szervek Iratértékelési munkánkat meghatározta a csődtörvény és a tömeges iratmentési célú iratbegyűjtés. Nem maradt időnk a beszállítandó iratok értékelésére, sőt sok esetben a középszintű rendezettség is hiányzott. Az egyetlen helyes stratégia az volt számunkra, hogy minden kerüljön be, ami még menthető, majd a levéltárban rendezünk és selejtezünk. Számomra ez a követendő út mégsem volt követhető, mivel a végrehajtáshoz nem volt raktári kapacitás a BFL-ben, majd amikor az égető gondok megoldására raktárát bérelt a fenntartó főváros, annak befogadóképessége már előreláthatólag sem volt elegendő. Gyors megoldásként a levéltárunk gyűjtőkörébe tartozó gazdasági szervek iratainak értékelését végeztük el. Elsőként valamiféle értékhatár megállapítására tettünk kísérletet. Mint minden levéltárban nálunk is volt olyan szervjegyzék, amely a gazdasági szerveket a gyűjtőterületi munka intenzitását illetően minősítette K, azaz kiemelt nagy vállalat, A és B kategóriás nagy vállalat és értékhatár alatti szervekre. Ez a jegyzék készítésekor azt a célt szolgálta, hogy a levéltárak gyűjtőterületi munkáját azaz a szervlátogatásokat irányítsa, nem pedig a szervek irattárának megsemmisüléséről döntött. A kérdés a csődtörvény kapcsán mégis az lett, hogy az értékhatár alattinak minősített vállalatok iratára végleg megsemmisül, ezért kellett a szeryjegyzéket újra minősítenünk. A munkához a külső fonddosszié anyagát használtuk fel, az esetleg meglévő irattári terveket és a selejtezési jegyzőkönyveket. Végső megoldásként a felszámolásra kerülő irattár teljes anyagáról ké2.4
