Selejtezés
Általános - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. • 1999. [LSZ 1999/3. 13-28. p.]
kiegészítve a jegyzőkönyveket fizikailag is. A be nem kötött iratdarabok összetartozását a mi esetünkben a mikrofilmezéshez egyébként is szükséges darabszintü jelzetelés biztosítja, de a különkezelés is megoldható egyszerű konkordancia jegyzék kíséretében. A jegyzőkönyv pótlására fel nem használt iratanyag természetszerűleg selejtnek minősül és selejt a továbbiakban minden, az osztályokon még előforduló jegyzőkönyvi, vagy előterjesztési irat. Azoknak a kollégáknak, akik követni akarják a módszerünket, felhívom a figyelmét, hogy jegyzőkönyvi többletpéldány lehet a megyei tanácsok anyagában, sőt az MTTH anyagban is. A megyei tanácsok jegyzőkönyveket illető gyűjtőkörét az önkormányzati korban a közigazgatási hivatal vette át. A tükröződés vizsgálatánál a legnehezebb helyzetben akkor vagyunk, ha területi levéltári anyagban vizsgálunk minisztériumi tükröződést, ez esetben ugyanis a közvetlen összehasonlításra nincs lehetőségünk, hiszen ez az Országos Levéltárban is nehézkes - bár nem lehetetlen, a kárpótlási ügyintézés a bizonyíték rá - de a minisztériumi irattárakban egyenesen elképzelhetetlen. Egyetlen segítségünk az az információ, amit az Országos Levéltár segédleteiből, gyűjtőterületi nyilvántartásaiból nyerhetünk a minisztériumi iratanyag hiányairól. Úgy hiszem nyugodt lelkiismerettel kimondhatjuk, hogy a helyi intézkedés nélküli leiratok selejtezhetőek. A selejtezhetőségi szempontjaink kapcsán megemlítem, hogy az elmúlt évek munkautasításainak van egy negatív eredménye is. Az akkori központi direktívák az egyes iratfajtákról, még ma is, mint követendő elvek irányítják a szakmát. Engedjenek meg nekem néhány példát, ha úgy tetszik eretnek gondolatot: Az adófőkönyvek a nem selejtezhető kategóriába tartoztak, és bár az adattartalom lényegesen megváltozott, a minősítés nem. A község társadalmi összetételének, gazdaságának, szociális helyzetének felmérésére ma már nem alkalmas ez a forrás, és nem volt alkalmas az elmúlt 40 évben sem - az adózók egyéni adatlapja mindhárom tanácsi irattári tervben nem selejtezhető minősítésű, és vereségként élem meg, hogy az önkormányzati irattári tervben is maradt az ominózus „adózók egyéni törzsadattára" tétel, mint nem selejtezhető. Legutóbb egy 1988-ban használt nyomtatványt minősítettem bevallom és vállalom - selejtnek. Mentségemre felolvasnám a nyomtatvány adatait: személyi nyilvántartó szám- értsd személyi szám; név; irányítószám és helység; utca és házszám; előző évi egy. kez. adó - véleményem szerint együttesen kezelt adó, bár senki nem erősítette meg az olvasatomat - ez utóbbi fej cím alatt egyetlen szám, az általam vizsgált nyomtatvány halmaz adatainak 70%-ánál nulla. A másik fájó pontom az iskolai anyakönyvek nem selejtezhető minősítése. Be kell vallanom, hogy személyes indíttatásból foglalkoztat az anyakönyvek maradó mennyisége. Egy borzasztóan meleg nyáron át, megszakítás nélkül kellett egyedül darabszinten rendeznem, mintaállványoznom és jegyzékeinem Borsod megye összes iskolai anyakönyvét, majd néhány év múlva farkasszemet nézhettem a fővárosi levéltár 720 iskolai fondjában felhalmozott több, mint 2000 kötet anyakönyvvel. (Meg kell jegyeznem, a beszállításra váró kintlévőség, mint minden más irat esetében, háromszorosa a beszállított anyagnak.) Nos, az iskolai anyakönyvekről. A magam részéről, úgy tanultam az iskolában, hogy a vallásra és foglalkozásra vonatkozó adatok kedvéért nem selejtezhető az iskolai anyakönyv. Csakhogy az államosítás utáni nyomtatványról eltűnt a vallás, eltűnt a szülők foglalkozása illetve annak árnyalatai, minden ami bennünket érdekelne, egyéb kategóriaként szerepel, nem is beszélve a mindent uraló munkás származásról. Ha tovább gondoljuk, már a lakóhely feltüntetése sem mond semmit, hiszen központilag volt 22
