Selejtezés

Általános - Körmendy Lajos: A levéltári irat értéke és az iratselejtezés. • 1994. [LSZ 1994/4. 34-44. p.]

heti további információval (pl. a szerv helyzetének, funkcióinak, tevékenységének leírásával). Kettőjük munkájának eredményeként születik meg az elsődleges kontextus-információ. A levéltárosi munka azonban nem lehet öncélú, a munkának a későbbi használókat, azaz a szerveket, az állampolgárokat és a kutatókat kell szolgálnia. A használókat viszont elsősorban az iratok tartalma érdekli, és az elsődleges kontextus-információ csak eszköz arra, hogy a tartalmi információhoz eljussanak. Az irattermelő szerv is azért rendezi, látja el segédletekkel az iratanyagát, mert annak tartalmához gyorsan és hiánytalanul hozzá akar jutni. A levéltárosnak a feldolgozó munkája során ugyanezt kell végeznie, csak más szempontok figyelembevételével: csökkentenie kell a mennyiséget, a későbbi idők kutatójával ismertetnie kell olyan szempontokat, összefüggéseket, melyek az irattermelő számára evidensek, vagy ellenkezőleg, rejtettek voltak. Mindennek az sem mond ellent, hogy a kontextus a tartalmat kiegészítheti, módosíthatja, pótolhatja, vagy értékét gyökeresen megváltoztathatja. Kontextus-információt azonban nemcsak az irattermelő és a levéltáros hoz/ hozhat létre, hanem a használó (kutató) is, amikor kevésbé vagy látszólag egyáltalán nem egybetartozó tartalmi (ritkán kontextus—) információkat szembesít. Ez a másodlagos kontextus-információ. A II. világháború alatti katyni tömegmészárlás egy közismert tény, egy tartalmi információ, amiről nem levéltári forrásból értesült a világ. A Szovjet Vasutak iratai a Katynba irányított szállítmányokról egy másik tartalmi információt testesítenek meg.

7 A kettő szembesítése már megváltoztatja mindkettőjüket, hiszen az utóbbi közvetetten dokumentálja az előbbit, amiről — úgy tudtuk — nem maradt fenn irat, ugyanakkor ez a tragikus történeti esemény, ül. más iratok hiánya radikálisan megváltoztatta a szóban forgó vasúti iratok „információ-mennyiségét", azaz értékét.

8 A használó-kutató által létrehozott másodlagos kontextus-információk már a levéltáros hatáskörén kívül vannak, de fontosak és nem negligálhatok. Nyilvánvaló ugyanakkor, hogy a levéltáros által teremtett elsődleges kontextusinformációk befolyásolhatják a másodlagosát, magyarán a világos struktúrájú, rendezett, „letisztított funkciójú", megfelelő leírással ellátott iratok esetén sokkal nagyobb a kutató esélye, hogy másodlagos kontextusokat lásson meg. Az imént elmondottakból következik, hogy egy irat levéltári információmennyisége (értéke) nem állandó. A matematika nyelvén tudjuk kifejezni a legszemléletesebben a két alkotó információ-rész viszonyát és az ebből eredő változékonyságot: a tartalmi rész egy konstans, a kontextus-rész, mind az elsődleges, mind a másodlagos, egy változó, és a levéltári információ egyenlő a kettőjük szorzatával. A levéltári információ értéke A levéltár információ értékének van egy fontos aspektusa, amit — tudomásom szerint — a nemzetközi szakirodalom elhanyagolt: ez a kapcsolata az idővel.

9 Ez az érték azonban szintén nem egységes valami, hanem részekre bontható, és a rész-értékek kapcsolata más és más az idővel. A kurrens használati érték Kurrens használati érték az a tényleges vagy potenciális előny vagy haszon, amit a használó élvez az iratok információja révén a jelen vagy jövőbeni tevékenységében.

10 Hogy világosan elválasszuk a fogalmakat, egy negatív meg35