Selejtezés

XXV. A jogszolgáltatás területi szervei - Kenyeres István–Sarusi Kiss Béla–Sipos András: Jelenkori polgári peres iratok értékelése és selejtezése. • 2001. [LSZ 2001/3. 11-40. p.]

különválasztják azokat a pertípusokat, amelyek mechanikus kiválasztás után általában selejtezhetönek minősülnek. Az ügyirat-szintű válogatás konkrét szempontjait, módszerét viszont minden levéltárnak magának kell kialakítania az egyes bíróságok szintjének és az ügyforgalom jellegzetességeinek megfelelően. Az erre vonatkozóan leírtak csak vezérfonalként kezelhető ajánlás jellégével bírhatnak. A levéltárba kerülő anyag kiválasztása nem alapulhat valamilyen százalékos arány mechanikus előírásán. A jelenleg érvényes 1%-os szabály eleve a teljes évi ügyforgalomra vonatkozik, ami nyilvánvalóan nem vihető át egyszerűen a perek különböző típusaira. Kérdésként merülhet fel, hogy célszerű-e olyan minta összeállítására törekedni, ami statisztikai értelemben is megbízhatóan reprezentálja a teljes anyag összetételét. Amint az ismert kanadai levéltári teoretikus, Terry Cook a tömeges ügyiratselejtezés módszertani kérdéseit összegző cikkében megállapítja, matematikai értelemben is igazolhatóan reprezentatív minta vétele az adott irattömeg jellegzetességeinek olyannyira aprólékos vizsgálatát, statisztikai szakértelmet, nagymérvű idő- és energiaráfordítást igényel, hogy ezzel csak kivételes esetekben lehet élni: amennyiben „az ügyiratok olyan alapvető információkat rejtenek, amelyek kvantitatív vizsgálata az adott iratsorozat átfogó jellegzetességeinek kibontásához feltétlenül szükséges, és ezek vagy hasonló értékű információk más módon, egyéb forrásokból nem szerezhetők meg."

15 Hozzáteszi: „Mintavétel céljára olyan ügyiratok felelnek meg, amelyeknek tárgya és az előforduló dokumentumok típusa nagy mértékben homogén, az egyes akták és dokumentumok viszonylag csekély változatosságot mutatnak."

16 A fentebb ismertetett ügyviteli jellemzők alapján a bírósági peres iratsorozatok távol állnak mindezen kritériumok kielégítésétől. Ilyen körülmények között a megtartandó iratok százalékos arányának emelése sem biztosítja a minta valódi (azaz matematikailag is igazolható) reprezentativitását. Hozzátehetjük: a pertípusok szerinti statisztika megbízhatóságát egyelőre a folyamatos ügyvitelben sem képesek biztosítani a bíróságok, és nincs ok azt feltételezni, hogy utólagos rekonstrukció (amikor már az iratcsatolásokból, átlajstromozásokból eredő nyilvántartási problémákkal is meg kell küzdeni) ennél lényegesen jobb eredményt hozhatna. A megoldást a szoros értelemben vett mintavétel helyett olyan jól körülírt, ellenőrizhető szempontok alapján történő iratválogatás jelentheti, ami egyszerre irányul az egyedi történeti érték megmentésére és arra, hogy a kutató „tipikus" ügyek „tipikus" lefolyását is tanulmányozhassa. A helyi jogszolgáltatás sajátosságainak ismeretében döntendő el, hogy egy levéltár szükségesnek tartja-e a területén működő bíróságok mindegyikének iratanyagáról képezzen ilyen „keresztmetszetet", és ha igen, minden évről, vagy egyes bíróságok vagy időszakok „intenzív kezelése" hoz megfelelőbb eredményt. Eldöntendő, hogy érdemes-e egyes évfolyamokat „minta" címén teljesen selejtezetlenül átvenni (mint pl. a BFL-ben a Fővárosi Bíróság Gazdasági Kollégium esetében történt). Ennek nem látszik sok értelme, mivel kiderült, hogy a maradandó értékű ügyeknél is igen nagy (sok esetben túlnyomó) a többes példányok és a „ballaszt anyag" mennyisége, részselejtezést tehát 15 COOK, TERRY: „Many are called, but few are chosen": Appraisal Guidelines for Sampling and Selecting Case Files. Archivaria, 32. (Summer 1991), 33. 16 Uo.35. 30