Rendezés

XI-XXIX. Gazdasági szervek - Ort János: Egy fővárosi közüzem iratainak tárgyi rendezése. • 1963. [LSZ 1963/1–2. 20-28. p.]

- 21 -Az igazgatónak m üzem minden csoportjára és a munka minden ágára kittrjidő ügffflirányité téayktdéiét ag ügyvitali irattár dokumentálja, A többi Oioport aülcödéíéböl a lőráifeláil, mérlegelési jegyzékek és a pénztár-könyvelőit* SOkrétü llás?ittll iratai maradtak fenn. Utóbbiak a termelés és értékelitéi napi adatait összefoglalóan és részleteiben dokumentálják. A számviteli könyvek rendezése és kutatása itt sem okozhat problémát, minthogy a gazdálkodás számvitelében mindenkor gyakorlati szempontok érvényesültek s fő szempontja az áttekinthetőség volt. Az üzemi számvitel racionális megszervezéséből általában a tárgyi rendezés tekintetében is sokat tanulhatunk.A több mint 4oo kötet számviteli könyvanyagot itt a vágatási nyilvántartások, anyagkezelés-leltárak, bérfizetési jegyzékek, kereseti adó-, OTI-járulék-nyilvántartások, áruforgalmi könyvelés, pénz-értékkezelés, számadási segédkönyvek, számlanyilvántartások, az 1937-ben bevezetett ••Lánc-kartoték" rendszerű számlakönyvek, számadáskönyvek, főkönyvek, zárszámadások iratai csoportjaira, illetve sorozataira bontva rendeztük. Végül külön állagokat képeztek az üzemi választmány és üzemi bizottság ülésjegyzőkönyvei. A rendezés fő feladata a tárgyi rendezés problémáit felvető igazgatói ügyviteli irattár rendezése volt, amely az üzemigazgató egész működése, az üzem minden ágazatára kiterjedő irányitása, levelezés iratait tartalmazza. Az egykorú iratkezelésben 1921-ig az iratokat iktatószámok folyószámrendjében iktatták és irattározták, majd egyideig 1922-től a tovább is numerikus rendben iktatott ügyeket az ügyfelek, intézmények nevei szerint önálló dossziékban, vagy vegyes betűrendes dossziékban irattározták. Voltak azonban kisebb számban tárgymegjelölésű irattári dossziék is /lóvásárlás stb./. Az egykorú kezelési könyvek az irattározás módjára feljegyzést nem tartalmaznak, - arról feltehetőleg /minthogy változások voltak évente az irattározásban/ - un.irattári doszszié jegyzéket készitettek. Az igazgatói feladatkör: a hatáskörébe utalt üzemgazdasági ügyeknek, személyzeti ügyeknek intézése, az üzem általános irányitása,képviselete, a felettes szervek rendeleteinek végrehajtása, azok elé jelentések, előterjesztések tétele, az igazgatói ügyintézés több körét, vagy inkább feladatcsoportjait jelenti. Az egykorú üzemigazgatásban és az irattárban is egyes években - amint emiitettük - az ügyintézés iratait aszerint tagolták, hogy ki felé irányult az ügyintézés /pl. felügyeleti szervek, adóhivatal, intézmények, ügyfelek, stb./, vagy igazgatási fogalmakat /polgármesteri rendeletek, határozatok, körlevelek/ vettek alapul az iratféleségek csoportosításánál, megnevezésénél. Csak kivételesen került sor az ügyintézés tárgya alapján az irattári anyag csoportosítására /pl. csontértékesités, egyes élelmicikkek beszerzése, árunemenkint/, amit az üzleti érdekek megkívántak. Az ügyiratok egyedi tárgyait minden ügynél a segédkönyvekben /iktató-mutató/ jelölték. Az ügyintézés szempontjai, az iratok használatának biztositása az egykorú ügyvitelben és irattárban további tagolást nem igényeltek. így is meg-