Rendezés

XI-XXIX. Gazdasági szervek - Horváth József: A Hofherr–Schrantz–Clayton–Shuttleworth Mezőgazdasági Gépgyár (Vörös Csillag Traktorgyár) iratanyagának rendezése. • 1955. [LH 1955/3–4. sz. 342–362. o]

ej Az egyes reszortok vezető tisztviselőinek nevét is feltüntető kimutatás az ömlesztett anyagban való eligazodásnál igen nagy segítséget jelentett, Ezekre vonatkozó adatok a rendezés során kerültek elő. így az iratanyagra és az Rt. történetére, kialakulására, szervezetére vonatkozó adatok ismeretében folyt le az anyag belső levéltári rendezése. %. Az anyag szétválasztása a következő csoportokat eredményezte,: A; Központ a) vezetési anyag : igazgatói hagyatékok, • titkárság. b) íőkőnyve,lés, C) belföldi eladási osztály, d) ^sportosztály, ej K. Sz; osztály, f) vámosztály. B) jüftspesti üzem 4) műszaki ügyvezető igazgató hagyatéka, b) üzemfőnökség, gyári iroda, <;; elő,- és utókalkulációs osztály, d) malomosztály iratai. A) KÖZyNÍ a) A vezetés anyagát a rendezés során igazgatói hagyatékokra és titkársági anyagra bontottuk szét, megfelelően az eredeti egykori rendnek. aa) Igazgatók hagyatéka Az egyes igazgatók hagyatéka talán az egész iratanyag legfontosabb része, mert az egyes igazgatók csak a legfontosabb, a vállalat életében legjelentősebb anyagot, üzleti titkokat stb. tartottak maguknál. £ii Erdős Jen<J vezérigazgató hagyatékának rendezésekor dossziékban kezelt jelzet nélküli iratokat találtunk. Meg kell említeni, hogy bár Erdő.s vezérigazgató a váls£g éveiben kapott megbízást a MÁH. részéről a vállalat vezetésének átvételére, hagyatékában még az i&ii-es évből származó iratok is találhatók. Az iratok tárgyköre eléggé változatos Mégis ugy látszott helyesnek, hogy ezt az iratanyagot mint Erdős Jenő vezérigazgató hagyatékát rendezzük és a továbbiakban is igy kezeljük. Az anyag ömlesztett jellegét meg lehetett szüntetni, mert az egyes dossziék, iratrendezők feliratai tartalmuk tárgykörét világosan meghatározva, mintegy megadták az illető iratok helyét. Hogy a kérdéses irat Erdős vezérigazgató hagyatékához tartozott-e, arról legtöbb esetben {Erdős vezérigazgató példánya?, felírás esetleg a dosszié feliratának feltüntetése tanúskodott A rendezés során minden egyes raktári őrzési egységről cédulát készítettünk. Általában ezt az eljárást alkalmazzuk a jelzet nélküli dossziés anyagok rendezésénél, A cédula a dosszié vagy egyéb iratrendező eredeti megnevezését; évkorét tartalmazza. Természetesen meg kell nézni, hogy a dosszié felirata fedi-e annak tartalmát mert nem egy esetben előfordult, hogy használt iratrendezőket újból alkalmaztak. Ennek megállapítása után ugy a cédulát, mint az iratanyagot azonos futószámmal láttuk el. Ez azzal az előlinyel járt, hogy a cédulázott anyagot nem kellett állandóan ide-oda mozgatni, hanem csak a cédulákat. A levéltári rend kialakítása után (cédulákban) az anyag rendezésénél a raktárkezelőket és levéltári munkaerőket is jobban fel lehet használni. Ugyanis a számozott cédulák rendezése után ezek alapján az anyag rendjének biztosítása és csomózása már lényegesen egyszerűbb, szinte manuális feladatot jelentett, és kevesebb szakképzettséget, ismeretet 354