Rendezés

XI-XXIX. Gazdasági szervek - Horváth József: A Hofherr–Schrantz–Clayton–Shuttleworth Mezőgazdasági Gépgyár (Vörös Csillag Traktorgyár) iratanyagának rendezése. • 1955. [LH 1955/3–4. sz. 342–362. o]

g) Gyártás iratai Műszaki gyártási iratok általában kérésükre kinn maradnak a vállalatnál, mért a gyártás , szempontjából ezekre ma is szűkség van. A műszaki rajzok rajztárban vannak elhelyezve. A termelés érdeke ugy kívánja, hogy ezek általában kinn is maradjanak a vállalatnál. Ez a séma természetesen mint azt később a H.S. Q.S. Rt. iratanyagából is látni fórjuk nem alkalmazható mechanikusan. A gyakorlat azt mutatja, hogy bár a proveniencia elve vitathatatlan, de ahol az anyag eredeti rencjje annyira felbomlott, hogy az helyre nem állitható, illetőleg az anyag olyan nagymértékű pusztuláson ment keresztül, hogy az eredeti rend meg sem állapitható, ott a selejtezés során végzett rendezésnél megtelelő övaJossággjM és rugalmassággal igen Jól alkalmazható a lenti tárgyi csoportosítás. Ezek a tárgyi csoportok ugyanis nem kőtelező, hanem alkalmaható sémát adnak. Eszmei rendet kell hogy jelentsenek, de olyat, ámi az iratok eredeti rerdeltftésének a legjobban iaegfeleL Ezekbén az esetekben az iratanyag rendje #em lesz esetleg olyan, mint ^red§tileg volt. de tükrözői fogja a vállalat fejlödésjét történetét, kz egy tipusu anyagok egy? má« mellé kerülnek, mintegy teltételezve, hogy ez eredetileg így is v^olt, - vag|> (talán így még helyesebb), hogy így lett volna jobb kezelni eredetileg is az iratokat. Miután ez a séma az Rt szervezetét követi, lényegében egy .részvénytársasági formában működő pénzintézetnél is hasonló fipusu iratsorozatokat fogunk találni, Ezen belül Azonban a bank üzletkörének és feladatának megfelelően bővebb és változatosabb lesz az iratanyag. 3. Az iratanyag tehát már a selejtezés során, a bizottság munkájának aktív irányítása következtében egy bizonyos rendezésen is keresztül ment E, munkában - mint láttuk - a külső el-| járás utján szerzett adatok, melyek most kiegé§zültek a selejtezés során szerzett ismeretekkel, nagy segítséget adlak. al Nehézséget jelentett viszont, hogy á Központból a gyár pincéjéb^ hordott anyagokat egészen más csoportosításban rakták le, más elnevezéseket használtak mint eredetileg az iratok keletkezése és Igrakása idején, a központban. aa| Titkársági*irattárban kezelték, az úgynevezett jelzetes dossziékat Minden sorozat egy nagybetűt és azon belül Futó arabszámot kapott. Pl. Q - közgyűlési telügVelőbizottsági ig. ülés jkv. stb., C/^3 = igazgatósági ülés 4933-ben, Vagyis sorozaton belül azonos tárgyú iratok külön (dossziékba kerültek. Ezen belül időrendbe lettek befűzve. A titkárság irattár őrizte a Jao (jogügyi és adóügyi osztály) iratait, valamint a személyzeti iratokat és a fegyelmi iroda anyagit. Ugyancsak ide a^ták le az igazgatók részére készült különleges jelentéseket és mérleganalíziseket is bb) A kereskedelmi irattárban (központi irattár) főleg üzleü levelezés került lerakásra, az anyagbeszerzés a belíöldi eladási osztály, az alkatrész-ela,dási osztály, az exportosztály, a vámosztály iratai. Itt nyert elhelyezést még a bérelszámolás, tisztviselőkre vonatkozó iratanyaga is, amit az irattár őrzött, de nem kezelt Ezen kívül az egyes osztályok is őriztek iratokat így pl, a, főkönyvelés, a folyószámlaosztály, a devizaosztály és a K. Sz. osztály. cc) Egyes igazgatók és a vezérigazgató szekrényében. íróasztalában őrizte a munkájához szükséges iratanyagot így kerültek egymás mellé: kalkulációk alapszabályok, szerződések, bankügyek, mérlegek, katonai ügyek stb. -- Nemcsak egy időből, hanem visszamenőleges hatállyal is. ha az ügy. az üzleti tárgyalás érdeke ugy kívánta meg/Innen - a számozott titkársági dosszié kivételével - a, legritkább esetben kerültek vissza az irattárba. Ez az iratanyag szinte a vállalat legértékesebb anyagának tekinthető, mivel itt találhatók meg azok a gyártási és üzleti titkok is, amelyet már csak azért sem raktak le az irattárba, nehogy illetéktelenek vagy éppen a konkurrencia, kezébe kerüljenek. dd) A gyár maga irattárral nem rendelkezett, bár itt is elég tekintélyes mennyiségű iratanyag keletkezett A műszaki ügyvezető igazgató még az első világháború idejéből |s őrzött iratokat magánál. A katonai gyártásíjai kapcsolatos anyagot szekrényében őrizte, titkárja kezelésében. Ugyancsak a titkárja kezelte a fSchőn igazgató levelezését feliratú sha,nönos iratanyagot is. Ezenkívül az üzleti tárgyalások iratanyagát az igazgató Íróasztalában tartotta,. 347