Rendezés

V. Mezővárosok, rendezett tanácsú városok, községek - Labádi Lajos: Szentes város árvaszékének megalakulása, irattári rendszerének alakulása, 1872–1931. • 1981. [LSZ 1981/1. 49-54. p.]

Érvényes határozatot az árvaszék testületileg hozhatott. Szavazattal bírt az elnökön, ülnökön és jegyzőn kívül a városi képviselő-testület által saját kebeléből választott bizonyos számú tag. Az árvaszék szavazattal nem bíró tagjai: az ügyész, számvevő és a közgyám. A városi számvevőség az árvaszék szakközege. Az árvaszék végrehajtó közegei az árvaszék kiküldött tagjai. Az árvaszék az illetékessége alá tartozó ügyekben önállóan működik, más hatóságokkal közvetlenül érintkezik. Határozatai ellen a törvényhatósági közigazgatási bizottsághoz, végső fokon a belügyminiszterhez lehet fellebbezni. Az ügyintézés során jegyzőkönyvet, iktatókönyvet és mutatókönyvet vezettek. A jegyzőkönyvi szám megegyezett az iktatószámmal, de míg az iktatókönyv folyamatos számozású, addig a jegyzőkönyv hézagos. E hézagosság egyrészt abból adódott, hogy nem minden iktatott ügyet intéztek tanácsülésen, de az iktatószám helyét kihagyták; másrészt abból, hogy a jegyzőkönyvet az adott ügy elintézésekor vették fel, vagyis hetekkel, hónapokkal később, mint ahogyan az iktatás történt, de jegyzőkönyvi számul az iktatószámot használták. így pl. a 225-ös jegyzőkönyvi szám után következhetett a 48-as jegyzőkönyvi szám. Vagyis a jegyzőkönyvi szám mindig a beadványi (iktató) számot jelenti. Emiatt a számok nem folyamatosan következnek, hanem a tárgyalás sorrendjében. A jegyzőkönyv előrenyomtatott formátumú, s a „Tanácskönyv", „Tanácsjegyzőkönyv", „Ülésjegyzőkönyv" nevet viseli. Számozása év elején 1-gyel kezdődik, de ha olyan ügyet tárgyaltak, amelyet az előző évben iktattak, akkor az előző évi iktatószám lett a jegyzőkönyvi szám. Ebből adódóan a jegyzőkönyv számozása igen nagy összevisszaságot mutat, s a jegyzőkönyv évköre sem mérvadó, hisz az adott év jegyzőkönyvében más évek ügyei is szerepelnek. (A jegyzőkönyvben csak az adott ügy tárgyalásának pontos dátuma ismeretében lehet keresni, ezt az iktatókönyvben találhatjuk meg.) Az 1872-1877 között keletkezett jegyzőkönyvek a beadványi számon kívül tartalmazzák az ügy rövid tárgyát, a szavazás eredményét és a határozatot. 1878-tól kezdve ez megszűnik, elmarad a tárgy és a határozat ismertetése. Ettól kezdve csak az előadó nevét tünteti feí, s az általuk elintézett ügyek iktatószámát, valamint a szavazás eredményét. Ez a jegyzőkönyvi forma már csak a személyi felelősség megállapítására szolgálhatott a maga idejében. Ma, ha nincsenek iratok vagy iktató, a kutató számára nem sokat érnek, hisz az egész egyetlen számhalmaz. (Megyjegyzendő, hogy az árvaszék 1922-ig intézte az ügyeket tanácsüléseken. A 774/1923. BM sz. rendelet a tanácsülési rendszert megszüntette, és az előadóülnöki rendszert vezette be. így a jegyzőkönyvek évköre 1872-től 1922-ig terjed.) Az iktatókönyvet évenként újrakezdődő sorszámozással vezették, de az iratok irattári elhelyezése és kezelése nem eszerint történt. Az iratokat, aktákat az iktatószámon kívül irattári fellel látták el, melyet az iktatókönyvbe is bevezettek. Az irattári jel egy római számból, egy arab számból és az évszámból állt. A római szám az árvaszéki ügyeken belüli tárgyi bontást jelölt I—IV-ig. A főbb tárgyi csoportok: I. Hivatalos tárgyak - felsőbb rendeletek, utasítások; - beszámolókjelentések; - pénztári mérlegek bemutatása stb. 52