Rendezés

Általános - Varga Endre: Levéltárrendezés. • 1940-1941. [LK 1940-1941. 122-149. p.]

130 VARGA ENDRE és egyéb kezelési jelek és feljegyzések (utólagos levéltári jelzetek), az íratok hajtása, a rajtuk megfigyelhető egyforma rongálódások és elszíneződések, az említett kezelési jelek duktusa stb.

12 A felsorolt külső tulajdonságok többnyíre gyorsan szembetűnőek, tehát jelenlétük az iratok hosszadalmasabb tanulmányozását sokszor elkerülhetővé teszi s a rendezést igen megkönnyíti. Amennyiben azonban az anyag ilyen ismertető jegyeket nem tartalmaz, vagy azok más okból útbaigazítást nem adnak, az iratok hovatartozása tekintetében, mint mondtuk, azok tartalmában kell tájékozódást keresnünk, A kérdéses szempontból támpontul szolgálhatnak: az iratok tárgya,

13 a bennük foglalt ügyek természete, az anyagot létrehozó szervnek ily módon megismerhető hatásköre (ügyköre) és — a helynevekből kitűnő — illetékessége (működési körzete), a fogalmazványokon látható keltezési hely, idő és aláírások, ugyanígy a gremiálís darabok szövegében szereplő nevek stb-, melyek egykorú sematizmusok révén, a rendezésnek mind igen szilárd s rendszerint gyorsan felhasználható kiindulópontjai lehetnek. A fenti felsorolásból szándékosan hagyatott ki a beérkezett iratok címzése, bár az anyag hovatartozásának megállapítása szempontjából ez látszik legkönnyebben felhasználható adatként kínálkozni s legtöbbször valóban annak is bizonyul.

14 Az iratoknak a régebbi ügyvitelben 12 E legutóbbi (a duktus) felhasználásánál azonban bizonyos óvatosság ajánlatos, nehogy pl. közös segédhivatallal bíró, de — legalább részben — külön levéltári sorozatokat létrehozó szervek, vagy hasonló önállású kikülönített bizottságok stb. iratanyagán mutatkozó, ugyanazon kéztől eredő feljegyzések az iratok hovatartozása tekintetében hamis nyomra vezessenek. (Azonos kézírás más esetekben is félreértés okozója lehet.) 13 Több levéltári test állagaiból összefolyt anyag rendezésénél — különösen, ha az azokat létrehozó szervek egymással alárendeltségi viszonyban állottak — az íratok tárgya, természetesen, csak a szóbanforgó többi szempont figyelembe vételével lehet irányadó, hiszen egy-egy ügy az alá- és fölérendelt hatóságokat többnyíre egyformán foglalkoztatta, állagaikban parallel ügyiratokat produkált. Ezek, magától értetődően, állagonként elkülönítendök. 14 Levéltárrendezésre vállalkozó nem-szakemberekre gondolva, kik e sorokat esetleg olvashatják, megemlítjük, hogy egy tisztázat vagy egyéb kiadmány nem az azt kiállító szervnek, hanem — a főszövegben éppen most tárgyalandó speciális esettől eltekintve — mindig a címzettnek (ahol az irat befutott) állagába tartozik. Viszont megfordítva, egy átirat fogalmazványa sohasem azon hatóság stb, állagába tartozik, melyhez az átírat címezve van, hanem azon ható-