Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

e) A központi kartotékrendszerben egy-egy címszónak a kartotékjára annyi jelzet lehet írva, amennyi a kartotékra ráfér, anélkül, hogy kezelése nehézkessé válna. Az előkészítő mutató cédula gépírópapíron készül, méretében és adataiban megegyezik a végleges kartonnal. f) A mutatókarton mérete: A/7 74X105 mm. g) A szigorúan bizalmasnak és titkosnak minősített őrzési egységekről készült mutatókat külön kell választani, azokat zártan kezelni. A többi a kutatók rendelkezésére áll. h) A személy- és helynévmutató kartonok besorolása szoros abc szerint történik. 15. SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV a) A selejtezési jegyzőkönyv célja a rendezés során selejtnek minősített iratanyag jellegének, fő tartalmi ismérveinek, mennyiségének és évkörének rögzítése. b) A jegyzőkönyvbe a kiselejtezett dokumentumokat jelleg szerint csoportosítva, tételesen, a mennyiség (lapszám, vagy dosszié) és évkor feltüntetésével kell felvenni. c) Az egyes tételek címét úgy kell megfogalmazni, hogy az tükrözze az anyag jellegét, esetleges tartalmi ismérveit. Általános címek (pl.: jelentések) megfogalmazását: a lehetőség szerint kerülni kell. d) A jegyzőkönyvet az archívumvezetőnek és a Pártlörténeti Intézet instruktorának, jóváhagyásként az illetékes titkárnak kell aláírni. e) A selejtezési jegyzőkönyv megjegyzés rovatában fel kell tüntetni minden, a selejtezett iratok sorsára vonatkozó megjegyzést (pl.: a megsemmisítés, az anyag duplum voltára való utalás, a más fondba vagy archívumnak történő átadás tényét stb.). f) A jegyzőkönyvet két példányban — A/4 formában, géppel írva — kell készíteni, s a fonddossziéban őrizni. (A selejtezési jegyzőkönyv sémáját lásd 5. sz. mellékletként). 16. KONKORDANCIAJEGYZÉK a) A konkordanciajegyzék feladata, hogy biztosítsa az archívum már egyszer jelzettel ellátott, rendezett anyagainak visszakeresését, ha ez a jelzet valamilyen okból megváltozott. b) Konkordanciajegyzéket — csak rendezett anyaghoz — őrzési egységekig lemenőén készítünk, kivételt képezhetnek a különleges elbánást igénylő egyedi iratok. c) A konkordanciajegyzék tartalmazza a fond (fondcsoport) számát, címét, valamint az őrzési egységek régi és új jelzetét. A felsorolás az őrzési egységek régi sorrendjében történik. A régi jelzet mellé egyenlőségjelet téve írjuk az új jelzetet. Ha az őrzési egységek közül (gyűjtőkörünkbe nem tartozókat) más intézménynek adtunk át, az új jelzet helyére az intézmény nevének általánosan elfogadott rövidítése kerül, mellé írva a Kimenő Anyagok Naplójának (KN) száma. d) A konkordanciajegyzék két példányban készül, dátummal és az archívumvezető aláírásával ellátva. Az első példányt a fonddossziéba, a másodikat a kutatószolgálatnál kell elhelyezni. e) Amennyiben a fondban (fondcsoportban) csak egy, vagy néhány őrzési egység jelzete változik meg, konkordanciajegyzéket nem kell készíteni. Ebben az esetben a leltár mindhárom példányán javítjuk az adott őrzési egység (őrzési egységek) jelzetét, melyet a referens aláírásával hitelesít. f) A különleges elbánásban részesített iratok konkordanciajegyzéke adataiban és formájában megegyezik az őrzési egységek konkordanciajegyzékével.